Online-Shop Buchhaltungssoftware: Die 4 besten für die Automatisierung!

Der Online-Handel unterscheidet sich in einiger Hinsicht vom stationären Handel. Vor allem sind die Vorgänge dabei komplexer und oft zahlreicher – es gibt im Idealfall mehr Bestellungen, aber auch mehr Rücksendungen.

Das bedeutet, dass ein Tool für die Buchführung umfangreiche Funktionen mit sich bringen muss. Im E-Commerce muss die Buchhaltung aufgrund der Anzahl von entstehenden Belegen möglichst automatisiert ablaufen. 

Damit du dich für die richtige Buchhaltungssoftware für deinen Online-Shop entscheidest, habe ich mir einige der besten Anbieter auf dem Markt genauer angesehen.

Zudem gebe ich dir einige Tipps, die dich bei der Auswahl unterstützen können.

Warum die richtige Buchhaltungssoftware so wichtig ist

Die Buchhaltung eines Online-Shops ist nicht ohne. Schnell kommen viele Vorgänge zusammen, die sorgfältig dokumentiert werden müssen.

Dies geht nicht nur mit einem hohen Aufwand einher, der dich Stress und Zeit kostet, sondern steigert außerdem das Risiko für Fehler, welche später beim Finanzamt zu Problemen führen können. 

Mit einer Buchhaltungssoftware, die dich hierbei bestmögichst unterstützt,  wird der Papierkram deines E-Commerce Shops nicht nur digitalisiert – das richtige Tool hilft dir auch dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und deine Buchführung korrekt abzuwickeln.

Ein besonders wichtiger Punkt sind Automatisierungen. So bieten viele Softwares heute Funktionen, mit denen sich Standardprozesse automatisieren lassen.

Auf diese Weise sparst du Zeit bei deiner Buchhaltung und kannst diese für wichtigere Angelegenheiten in deinem E-Commerce Business aufwenden.

Die beste Buchhaltungssoftware für deinen Online-Shop

Damit du bereits vorweg einen Überblick erhältst, findest du nachfolgend die besten Buchhaltungsprogramme für dein E-Commerce / Online-Shop.  

BuchhaltungsButler* ist dank seines hohen Automatisierungsgrades und der umfassenden Integrationen besonders für E-Commerce-Unternehmen geeignet, die viele Buchhaltungsprozesse automatisieren möchten.

Funktionen und Charakteristiken von Buchhaltungsprogrammen für E-Commerce / Online-Shops

Tools für die Buchhaltung kommen mit unterschiedlichen Funktionen daher. Oft hast du dabei die Wahl aus verschiedenen Paketen und kannst diese sogar individuell an deine Ansprüche anpassen, indem du Module oder Add-ons hinzubuchst.

Im Folgenden findest du einige der wichtigsten Dinge, auf die du bei einer guten Buchhaltungssoftware für den E-Commerce / Online-Shops achten solltest.

Übersichtliches Dashboard

Ein übersichtlich gestaltetes Dashboard hilft dir dabei, innerhalb weniger Augenblicke einen Überblick über deine Finanzsituation sowie deine Einnahmen und Ausgaben zu bekommen.

So erkennst du sofort Probleme, etwa nicht zuordenbare Belege, und bekommst zudem eine Übersicht über deine Finanzen sowie die Liquidität deines Unternehmens.

Schnittstellen und Integrationen

Schnittstellen erlauben es der Buchführungssoftware, Informationen automatisch aus anderen Anwendungen zu ziehen oder zu übertragen.

Welche Schnittstellen und Integrationen für dich notwendig sind, kommt auf deinen Online-Shop an. Unter anderem können diese wichtig sein:

• Achte darauf, dass die Anbindung zu den gängigen Shop-Systemen möglich ist. Eines der beliebtesten Tools für den E-Commerce ist dabei Shopify. Vor allem sollte das Buchhaltungstool eine Integration des von dir verwendeten Shop-Systems bieten.
   
• Um mit dem Steuerberater und Finanzamt kommunizieren zu können, sind Schnittstellen zu DATEV und ELSTER nötig. Das erleichtert unter anderem den Jahresabschluss und die Umsatzsteuervoranmeldung. 
  
  
• Die Anbindung zu Banken und Kreditkarteninstituten spart wertvolle Zeit. Das Tool sollte dazu in der Lage sein, dein Geschäftskonto zu verknüpfen.
  
  
• Achte auf die Unterstützung von Zahlungsdiensleitern wie z. b. Paypal, Klarna oder auch Stripe

Automatisierungen

Wenn das Programm in der Lage ist, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren, sparst du Zeit. Statt sämtliche Geschäftsvorfälle händisch eingeben zu müssen, kann ein gutes Buchhaltungsprogramm vieles automatisch für dich übernehmen.

Ein Beispiel dafür ist der automatische Zahlungsabgleich. Dabei ordnet das Tool Transaktionen automatisch den passenden Rechnungen zu und markiert diese im Anschluss als bezahlt oder erledigt. 

Belegmanagement

Eine gute Buchhaltungssoftware übernimmt wichtige Aufgaben des Managements von Belegen. So kannst du Belege nicht nur einscannen und archivieren, sondern automatisch richtig verbuchen lassen.

Viele Tools können die Rechnungen automatisch von verschiedenen Plattformen importieren, z. B. von Amazon, Telekom etc.

Buchführungsprogramme arbeiten dabei meist mit einem Tool wie GetMyInvoices* zusammen oder bieten selbst ein spezielles Tool für diese Aufgabe an.

Automatisierte Rechnungsstellung

Bei einem guten Tool sollte die Erstellung von Rechnungen im Programm integriert sein. Du kannst dort in der Regel nicht nur Angebote, Rechnungen und Lieferscheine erstellen, sondern diese auch direkt aus dem Tool heraus an den Empfänger übermitteln.

Auch ein integriertes Mahnwesen ist praktisch – so verschickst du mit wenigen Klicks Mahnungen an deine Gläubiger. 

Warenwirtschaft

Ein effizientes Warenwirtschaftssystem ist ein entscheidender Punkt beim Betrieb eines Online-Shops. Viele Lösungen für die Buchhaltung bieten die Möglichkeit, die Warenwirtschaft modular als Extra zum Tool hinzuzubuchen.

Bei anderen kannst du mithilfe von Integrationen und Schnittstellen ein anderes Warenwirtschafts-Tool mit der Buchführungssoftware verbinden.

Jahresabschluss und Umsatzsteuer

Am Ende des Geschäftsjahres kann dein Steuerberater alle wichtigen Informationen für den Jahresabschluss schnell und einfach aus deiner Buchhaltungssoftware ziehen.

Welche Art der Gewinnermittlung (Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz) die Software unterstützen sollte, kommt auf dein Business an – im Idealfall bietet das Tool beide Optionen.

Weiter unterstützt dich ein Buchhaltungstool bei deinen monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Software errechnet diese aufgrund deiner Einnahmen und Ausgaben automatisch.

Mit einem Klick kannst du die Unterlagen direkt ans Finanzamt übermitteln – sofern das Programm die passende Schnittstelle anbietet – das gilt natürlich auch für Kleinunternehmer. 

Online-Shop Buchhaltungsprogramme: die 4 besten Anbieter im Überblick

Damit dir die Entscheidung leichter fällt, habe ich dir hier die besten Buchhaltungsprogramme für Online-Shops einmal zusammengestellt. 

Alle Tools unterstützen oder beinhalten die folgenden Funktionen:

• E-Rechnung, die ab 1.1.2025 Pflicht ist
• EÜR und Bilanz
• ELSTER- und DATEV-Schnittstellen

1. BuchhaltungsButler

BuchhaltungsButler* bietet sowohl Einsteigern als auch Fortgeschrittenen ein umfrangreiches Tool.

Laut eigenen Angaben hat die Software die höchste Quote, Belege mit Zahlungen zu matchen: Über 80 % kann die Belegzuordnung so automatisiert werden.

In der Belegbuchung ist BuchhaltungsButler deshalb die klare Nummer Eins im Vergleich. Das Gleiche gilt für die Automatisierung in Bezug auf Online-Shops. 

• Automatische Vorkontierung von Belegen
• Sammelbuchungen sparen Zeit
• To-do-Listen sorgen für Überblick
• Plausibilitätsprüfungen vermeiden das Risiko von Fehlern in der Buchhaltung 
• Smartes Belegmanagement inkl. KI-gestützter Belegerkennung 

BuchhaltungsButler kostet 24,95 Euro monatlich für Vorbucher und 29,95 Euro für Selbstbucher. Das Unternehmen hat zudem ein spezielles Paket für Online-Händler im Angebot: Das E-Commerce-Paket schlägt mit 79,90 Euro zu Buche.

Dafür bietet es vielfältige nützliche Features für den Online-Handel, etwa einen API-Client, 1.000 Belege und 5.000 Datensätze pro Monat und alle Schnittstellen inklusive.

2. sevDesk Buchhaltung

sevDesk* ist eine ideale Lösung für unerfahrene Anwender: Eine intuitive Nutzeroberfläche, einfache Bedienbarkeit und ein gutes Onboarding sorgen dafür, dass du dich schnell in dem Programm zurechtfindest. 

• sevDesk App zum Abfotografieren und Übertragen von Belegen
• Verknüpfung des Geschäftskontos und Onlinebanking (über 4.000 Banken)
• Hoher Automatisierungsgrad dank KI (u. a. automatische Belegerkennung und -zuordnung)
• Mahnstufen
• Sehr guter Kundensupport, u. a. FAQ-Sektion, Videos, persönlicher Support

sevDesk Buchhaltung bietet umfassende Funktionen, die insbesondere zum Start deiner Selbstständigkeit oder Online-Shops aus dem Mittelstand ausreichen.

Der Normalpreis liegt bei 19,90 Euro monatlich – es gibt aber immer mal wieder Angebote: Momentan bekommst du sevDesk zum halben Preis, also für 9,90 pro Monat.

Mit dem nächsthöheren Paket, Buchhaltung Pro (27,90 Euro monatlich), bekommst du umfangreichere Features und kannst unter anderem von Analyse-Funktionen profitieren.

3. Lexware Office XL

Lexware Office – ehemals lexoffice* – bietet ausgezeichnete Features für die Buchhaltung von Online-Shops.

Besonders positiv ist, dass du hier von einer 30-tägigen Testphase profitierst, in der du sämtliche Funktionen des Tools ausprobieren kannst.

• Buchhaltungsabläufe automatisiert
• Buchungsvorschläge sparen Zeit bei der Zuordnung von Belegen
• Modular erweiterbar
• Public API im Paket XL enthalten

Das Paket XL ist das teuerste und bietet die meisten Funktionen – dabei ist es mit einem Preis von 29,90 Euro pro Monat aber nicht einmal viel teurer als andere Softwares in meinem Vergleich. 

4. WISO MeinBüro Rechnungen M

Das WISO MeinBüro Rechnungen* ist eine Online-Version des Buchhaltungsprogramms. Weiter bietet das Unternehmen eine Desktop-Version.

Das Tool ist für Einsteiger geeignet und hilft dir, in wenigen Schritten Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungen, die Umsatzsteuervoranmeldung und mehr zu erledigen. 

• Auftrags- und Rechnungserstellung, inkl. Sammelrechnungen
• Mahnwesen und Zahlungserinnerungen
• Integrierte Lagerverwaltung und automatische Bestellungen
• Online-Konten können verbunden werden
• Für Vorbucher geeignet

WISO MeinBüro Rechnungen gibt es im Paket M ab 39 Euro monatlich – dabei sind zwei Nutzer enthalten. Für Gründer im ersten Jahr gibt es einen Rabatt von bis zu 50 %.

Das richtige Tool wählen

Bei der Fülle an Buchhaltungssoftwares für Online-Shops kann es schwierig sein, sich für ein Tool zu entscheiden. Indem du die folgenden Punkte beachtest, fällt dir die Auswahl leichter:

• Alle für dich relevanten Funktionen enthalten: Werde dir darüber klar, welche Features du für die Buchhaltung für deinen Online-Shop benötigst. Soll die Warenwirtschaft im System integriert sein? Verwendest du Dienste wie Shopify? Wähle im Idealfall eine Software, die es dir erlaubt, sie im Nachhinein modular zu erweitern – so kannst du selbst auswählen, welche Funktionen du benötigst. 
  
  
• Übersichtlich und benutzerfreundlich: Damit du mit einem Buchhaltungstool auch wirklich Zeit sparst, sollte es einfach in der Handhabung sein. Eine intuitive und übersichtliche Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass du das Tool auch als Anfänger problemlos verwenden kannst. 
  
  
• EÜR oder GuV: Welche der beiden Methoden zur Gewinnermittlung eine Software unterstützen sollte, kommt vor allem darauf an, ob du zur doppelten Buchführung verpflichtet bist. Unter einem Umsatz von 600.000 Euro pro Jahr darfst du bei der EÜR bleiben. Es kann allerdings sinnvoller sein, freiwillig zu bilanzieren – nicht nur für große Unternehmen. So hast du einen besseren Überblick über deine Finanzen und musst nicht später die Buchhaltungssoftware wechseln, wenn dein Business wächst. 
  
  
• Cloud oder lokal: Cloud-Lösungen haben den Vorteil, dass die Daten dabei online auf externen Servern gespeichert und von überall aus abrufbar sind. Du bist somit flexibler und kannst auch von anderen Geräten auf deine Buchhaltung zugreifen. Wichtig ist dabei, dass du auf die Datensicherheit achtest – bei seriösen Anbietern ist diese jedoch in der Regel gegeben. 
  
  
• Bewertungen und Support: Die Erfahrungen von echten Kunden können dir verraten, wie zufrieden diese mit der Software sind. Lies dir Bewertungen im Internet durch, um herauszufinden, welcher Anbieter besonders viele Nutzer überzeugen konnte. Achtung vor gefälschten Reviews! 

Fazit: E-Commerce Buchhaltung einfach und übersichtlich mit dem richtigen Tool

Wenn du online deinen eigenen Shop betreibst, ist es wichtig, dass du einen Überblick über deine Buchhaltung behältst.

Vor allem am Anfang deiner Selbstständigkeit und wenn es sich um ein kleineres Business handelt (z. B. Kleinunternnehmer), wirst du wahrscheinlich den Großteil deiner betrieblichen Buchführung selbst übernehmen.

Wähle unbedingt eine Software, die den hohen Anforderungen des Online-Handels gerecht wird. Du hast es hier oft mit mehr Geschäftsvorgängen zu tun als Selbstständige in anderen Bereichen. Viele Buchungen und Retouren sorgen dafür, dass das Tool genügend Kapazitäten haben muss.

Von einem guten Buchführungstool profitieren sowohl große als auch kleine Unternehmen im E-Commerce.

Vergleiche die Optionen für Buchhaltungssoftware für Online-Shops und wähle die, die am besten zu deinen individuellen Ansprüchen passt. 

Ich empfehle dir hier ganz klar BuchhaltungsButler*.

Wenn es um die automatisierte Buchhaltung bzw. Buchung von Belegen von Online-Shops geht, ist diese Buchhaltungssoftware der ganz klare Vergleichssieger. 

FAQ