Verwaltung digital: effizient mit passender Software

Große Unternehmen unterhalten für ihre Finanzverwaltung eine eigene Abteilung oder nutzen die Expertise externer Steuerberater und Juristen.

Bei kleinen Unternehmen und Start-ups sieht die Sache meist anders aus – dennoch kommen sie um das Thema Buchhaltung nicht herum.

Da ist es eine gute Idee, auf Softwarelösungen zu setzen, um Prozesse zu vereinfachen, zu beschleunigen und sich auf andere Aufgaben konzentrieren zu können.

Das ist jedoch nicht der einzige Vorteil, den eine passende Buchhaltungssoftware Unternehmen verspricht. In diesem Artikel werfe ich einen Blick auf weitere Vorzüge und erkläre dir, worauf du bei der Auswahl eines passenden Softwaresystems achten musst.

Vorteile von Buchhaltungssoftware im Überblick

Eine Buchhaltungssoftware ist eine Plattform, die dir hilft, deine Buchhaltung eigenständig zu verwalten und zu automatisieren.

Das Ziel der Software ist es, deinen Zeitaufwand für Buchhaltungsangelegenheiten zu reduzieren, die Buchhaltung zu vereinfachen und zu optimieren. Einträge, die früher manuell vorgenommen wurden, erstellt die Software automatisch. Doch du profitierst noch von einigen weiteren Vorteilen.

Weniger Fehler

Werden Daten manuell erfasst, ist die Fehleranfälligkeit groß. Eine Buchhaltungssoftware übernimmt die Datenerfassung für dich und kann so das Risiko von Fehlern senken.

Wenn du doch einmal etwas manuell eingibst, macht dich die Software darauf aufmerksam, wenn Buchungen nicht ausgeglichen sind. So kannst du mögliche Ungereimtheiten beheben, bevor sie zum Problem werden.

Ständige Datenverfügbarkeit

Mit einer Buchhaltungssoftware hast du deine Buchhaltung immer parat, denn die meisten Buchhaltungsprogramme funktionieren nicht nur auf deinem PC, sondern auch auf Laptops, Tablets oder Smartphones.

Zudem gibt es die Option, Daten online zu speichern und so von überall auf sie zuzugreifen. Du hast also gewissermaßen einen ganzen Aktenschrank in der Tasche, was sich bei Geschäftstreffen oder für die Vor- sowie Nachbereitung der täglichen Aufgaben als nützlich erweisen kann.

Einfache Rechnungsstellung

Eine Sache, die in den allermeisten Unternehmen zum Tagesgeschäft gehört, ist die Rechnungsstellung.

Eine Buchhaltungssoftware mit integrierter Rechnungssoftware verwaltet deine Rechnungseingänge und -ausgänge – so behältst du den Überblick über sämtliche Zahlungen.

Zudem hast du alle Rechnungen in digitalisierter Form vorliegen und keine Schwierigkeiten mehr mit dem Verlust von Papierrechnungen oder damit, eine bestimmte Rechnung auf Anfrage zu finden.

Das Thema Rechnungsstellung bekommt spätestens im Januar 2025 mit der E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen eine neue Bedeutung: Im Rahmen des neuen Wachstumschancengesetzes muss jeder Unternehmer ab 2025, egal ob Selbstständiger, Kleingewerbe oder Kleinunternehmer, mit E-Rechnungen arbeiten.

Es gibt zwar Übergangsfristen, allerdings ist es sinnvoll, dass du die Umstellung so schnell wie möglich vornimmst.

Mit einer umfassenden Buchhaltungssoftware ist dies problemlos möglich, denn damit lassen sich E-Rechnungen effizient erstellen und versenden.

Außerdem ermöglicht die Software eine einfache Integration von XRechnung und ZUGFeRD, was im Hinblick auf die gesetzlichen Anforderungen ein wichtiger Faktor ist.

Mehr Sicherheit

Datensicherheit ist wichtig, vor allem, wenn es um so sensible Daten wie die in der Buchhaltung geht. Unbefugte können sich leicht Zugang zu physischen Dokumenten verschaffen – zudem können diese verloren gehen oder gar zerstört werden. Auch Tabellenkalkulationen versprechen nicht die notwendige Sicherheit.

Eine gute Buchhaltungssoftware verschlüsselt Daten hingegen mit hoch entwickelten Algorithmen, sodass ein unerlaubter Zugriff extrem schwierig ist. In der Cloud gespeichert, sind die Daten zudem vor Löschung, Zerstörung oder Beschädigung geschützt.

Immer auf dem neuesten Stand

Wenn du dich eigenständig um deine Buchhaltung kümmerst, musst du dich regelmäßig auf den neuesten Stand bezüglich aktueller Vorschriften und Regelungen bringen.

Eine Buchhaltungssoftware übernimmt das für dich und mit automatisierten Updates bleibt die Plattform stets auf dem Laufenden.

Die passende Software finden

Die genannten Vorteile klingen bislang gut und schön – in der Praxis ist es jedoch entscheidend, dass du eine Software auswählst, die zu den individuellen Anforderungen deines Unternehmens passt, um bestmöglich von der digitalen Lösung zu profitieren. In diesem Sinne musst du auf einige weitere Faktoren achten.

Besonders wichtig ist die Benutzerfreundlichkeit der Software, denn gerade in einem kleinen Unternehmen wird das Tool eher von Verwaltungsmitarbeitern oder gar vom Chef persönlich verwendet und nicht von versierten Buchhaltern.

Daher ist es wichtig, dass die Softwarelösung einfach zu handhaben und intuitiv nutzbar ist. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang auch ein guter und idealerweise jederzeit erreichbarer Kundensupport. Erfahrungsberichte und Kundenrezensionen sind sehr aufschlussreich, wenn es um die Benutzerfreundlichkeit einer Software geht.

Überdies kann nicht oft genug betont werden, wie wichtig die Faktoren Sicherheit und Datenschutz sind. Eine Buchhaltungssoftware verwaltet mit den Finanzdaten einige der sensibelsten Daten eines Unternehmens. Zudem werden persönliche Daten von Kunden in der Software festgehalten.

Bei der Wahl der Software sollten die Sicherheitsmaßnahmen der Lösung daher genau geprüft werden. In diesem Kontext zu prüfende Anhaltspunkte sind die Art der Datenverschlüsselung, die Möglichkeit für einen rollenbasierten Zugriff und Features wie eine Multi-Faktor-Authentifizierung.

Die Kernfunktionen von Buchhaltungssoftwares sind in der Regel sehr ähnlich. Zu den wichtigsten gehören:

• Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung
• Berechnung der Steuer
• Verwaltung von Abrechnungen und Abzügen
• Finanzberichterstattung
• Analysen und Finanzprognosen
• Führung eines Hauptbuchs

Je mehr Routineaufgaben in der Software automatisiert sind, desto mehr Zeit kann sie dir sparen. Dies ist primär mit Blick auf die Rechnungsstellung entscheidend.

Abhängig von der Art deines Unternehmens können weitere Features praktisch sein. So gibt es moderne Buchhaltungssoftwarelösungen, welche die Integration unterschiedlicher Arten von Zahlungsgateways erlauben.

Das ist großartig, wenn du deinen Kunden einen umfassenden Zahlungsservice mit vielen Zahlungsmöglichkeiten bieten und gleichzeitig den Überblick behalten willst.

Damit du langfristig etwas von deiner Buchhaltungssoftware hast, musst du nicht zuletzt darauf achten, dass deine Softwarelösung mit deinem Unternehmen und den sich erweiternden Anforderungen wachsen und entsprechend erweitert werden kann.

Fazit: Profitiere von den Vorteilen einer guten Buchhaltungssoftware!

Eine gute Buchhaltungssoftware erleichtert dir deinen Geschäftsalltag. Sie greift dir beim nervigen und für viele Unternehmer komplizierten Thema Buchhaltung unter die Arme, unterstützt dich bei der Rechnungsstellung, in Steuerangelegenheiten und kann dir mit Automatisierungen Zeit sparen.

Weiter solltest du bedenken, dass die Digitalisierung deiner buchhalterischen Vorgänge in Zukunft immer wichtiger wird. Die Einführung der E-Rechnungspflicht im Jahr 2025 ist nur ein Hinweis darauf – ein Buchhaltungsprogramm kann dich dabei unterstützen, immer up to date zu bleiben, was gesetzliche Anforderungen angeht und diese problemlos zu erfüllen.

Achte bei der Wahl einer Buchhaltungssoftware vor allem auf die Bedürfnisse deines Unternehmens. Entscheide dich für ein Tool, das alle wichtigen Features mitbringt und mit deinem Business mitwachsen kann, um dich auch langfristig optimal zu unterstützen.

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