In einem Kassenbuch werden alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens, die in Barzahlungen erfolgen, erfasst.
Es werden also in einem Kassenbuch alle Auszahlungen und Einzahlungen aus der Geschäftskasse eines Unternehmens ermittelt.
Warum ein Kassenbuch für jedes Unternehmen sehr wichtig ist und wie es genau funktioniert, wirst du in diesem Beitrag erfahren.
Was genau ist ein Kassenbuch?
Mit einem Kassenbuch hast du den Überblick, wie viel Geld sich in der Geschäftskasse befindet. Ebenfalls werden in einem Kassenbuch alle Buchungsbelege der Geschäftsvorfälle aufgezeichnet.
Im Großen und Ganzen kann gesagt werden, dass es sich bei einem Kassenbuch um eine Form der Buchführung handelt.
Unternehmen, die ein Kassenbuch führen, können ihre Bareinnahmen bestens im Blick behalten.
Auch hast du die Möglichkeit, dass du mit einer bestimmten Kassenbuch Vorlage arbeitest. Mittlerweile kannst du eine Kassenbuchführung auch mit einer speziellen Kassenbuch Software führen.
Wer muss Kassenbücher führen?
Ein Kassenbuch muss von jedem geführt werden, der über Betriebseinnahmen in Form von Bareinnahmen verfügt. Diese müssen im Kassenbuch genau aufgezeichnet werden. Doch muss nicht jeder dies in einer speziellen Form eines Kassenbuchs tun.
Wenn du deinen Gewinn mittels Einnahmen und Ausgaben ermittelst, dann bist du auch nicht dazu verpflichtet, dass du ein Kassenbuch führst. So reicht es hier zum Beispiel auch aus, wenn du eine Liste erstellst, in welcher alle Bargeldbewegungen aufgezeichnet werden.
Neben Einnahmen und Ausgaben solltest du hier als Selbstständiger auch Privateinlagen und Privatentnahmen aufzeichnen.
Wenn du jedoch ein bilanzierendes Unternehmen führst, bei welchen die Verbuchungen der Einnahme und Ausgaben etwas komplexer sind, wie es zum Beispiel bei einer GmbH der Fall ist, dann ist es Pflicht, dass du sowohl ein Kassenbuch, als auch eine doppelte Buchführung führst.
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Hiermit hast du immer einen exakten Überblick deines Kassenbestandes in digitaler Form. Solch eine Aufzeichnung lohnt sich für jede Unternehmensform bzw. Unternehmensgröße.
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Kassenbuchführung und Aufbau eines Kassenbuchs
Wenn du Bareinnahmen hast und ein Kassenbuch führst, dann musst du hier sowohl den Aufbau und die Führung vorschriftsmäßig befolgen:
Kassenbuchführung – der Aufbau
Der Aufbau eines Kassenbuchs sieht wie folgt aus:
- das Datum der Geschäftsvorfälle
- die Belegnummer sowie der Buchungstext
- der Steuersatz
- Einnahmen und Ausgaben – Privateinlage oder auch Privatentnahme
- Umsatzsteuer
- der aktuelle Kassenstand
Kassenbuch – die Führung
Kassenbücher verfügen immer über den Anfangsbestand der Kasse mit dem aktuellen Datum.
Es werden hier nun alle Bargeldbewegungen chronologisch addiert. Den Bargeldbestand ergibt das Saldo in der Kasse.
Kassenbuch – Kassenbericht
Wer Bargeldeinnahmen bzw. Bargeschäfte führt, der benötigt in diesem Fall auch einen Kassenbericht. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob die Kassenbuchführung Pflicht oder nicht ist.
Wenn du einen Kassenbericht erstellst, musst du hier jedoch keine Geschäftsvorfälle einzeln registrieren. Ein Kassenbericht bietet dir die Möglichkeit, dass du die Gesamtsummer aller Einnahmen des Tages im Überblick hast.
Nach Geschäftsschluss muss der Inhalt in der Kasse immer gezählt und natürlich im Kassenbericht aufgezeichnet werden. Das Muster sieht zudem vor, dass der Kassenbericht rückläufig, also retrograd geführt wird.
Der Kassenbericht muss dabei retrograd – also rückläufig – geführt werden, so sieht es das Muster vor.
Wie funktioniert die Kassenbuchführung?
Die Kassenbuchführung ist eine der einfachsten Aufgaben im Finanzbereich, selbst für Personen, die keinerlei Kenntnisse in der Buchführung haben.
Alles, was du für den Anfang brauchst, ist die richtige Kassenbuch Vorlage. Mit dieser Vorlage kannst du dann damit beginnen, alle Bargeldtransaktionen, die du erhalten oder ausgegeben hast, in den entsprechenden Spalten zu erfassen.
Beim Kassenbuch führen sollte des Weiteren darauf geachtet werden, dass dieses am Ende des Tages immer abgeschlossen wird.
Außerdem solltest du die Daten immer zusammen mit den dazugehörigen Belegen aufzeichnen. Bei den Eintragungen in das Kassenbuch solltest du Folgendes beachten:
- Das Kassenbuch sollte nur für die Aufzeichnung von Bargeldgeschäften verwendet werden.
- Das genaue Datum des Vorgangs sowie den Eröffnungssaldo des vorangegangenen Rechnungszeitraums sollten eingetragen werden.
- Alle Bareinnahmen, die das Unternehmen erhält, fallen unter “Einnahmen”, und alle Barauszahlungen fallen unter “Ausgaben”.
- Alle Transaktionen sollten in der Reihenfolge ihres Auftretens erfasst werden, also an dem Tag, an dem sie stattfinden.
- Ein Kassenbestand sollte nie unter 0 fallen.
Wenn du selbst nicht weißt, wie du bei deinem Kassenbuch genau vorgehen solltest, dann hast du hier auch die Möglichkeit, dass du mit deinem Gerät auf unterschiedliche Online Tools zurückgreifst.
Auch eine Kassenbuch Software bzw. Buchhaltungssoftware kann dir eine einfache Kassennachschau über alle Kasseneinnahmen und Kassenausgaben bieten.
Bedeutung des Kassenbuchs in der Buchhaltung
Das Kassenbuch ist ein wesentlicher Bestandteil der Buchhaltung. Mit Hilfe eines Kassenbuchs können Unternehmen jeden kleinen Bareinkauf nachverfolgen, der sonst schnell mal übersehen werden kann.
Das heißt, ein Kassenbuch sollte einen Teil des Kassenbestandes des Unternehmens ausmachen. Vereinfacht ausgedrückt handelt es sich dabei um Geld, das für unbedeutende Transaktionen beiseite gelegt wird, die mit einem Scheck oder einer Kreditkarte getätigt werden können.
Einige Einzelhändler und Lieferanten verwenden ungern Bargeld oder Kreditkarten, sodass es für Unternehmen unerlässlich ist, über eine Portokasse zu verfügen, wenn sie mit ihnen Geschäfte abwickeln.
Kassenbuch führen – diese Vorteile entstehen für dich
Jedes Unternehmen oder jede Geschäftsperson führt täglich eine Vielzahl von Transaktionen durch. Wenn du jede dieser Einnahmen oder Ausgaben in einem normalen Dokument aufzeichnest und später in ein Hauptbuch überträgst, würde dies nicht nur viel mühsamer sein, sondern würde es dich auch viel mehr Zeit kosten.
Ein weiterer Nachteil der Aufzeichnung von Bargeldtransaktionen in einem herkömmlichen Notebook besteht darin, dass es nicht den genauen Geldbetrag angibt, den du am Ende des Tages, der Woche oder anderer Buchungszeiträume hast.
Um diese und weitere Hürden zu überwinden, wurde das Kassenbuch erfunden.
Kassenbücher sorgen für Zeitersparnis
Mit einem Kassenbuch musst du deine Bargeldtransaktionen nicht erst in einem Dokument erfassen.
Alle Ausgaben und Einnahmen werden direkt im Kassenbuch verfasst, um sie später in erweiterte Finanzberichte zu übertragen. Dank dieses Verfahrens kannst du dir sehr viel Zeit sparen.
Kassenbücher ersparen dir viel Aufwand
Du sparst nicht nur Zeit, sondern auch Energie und Aufwand, die du für andere Kernaufgaben einsetzen kannst.
Du kannst dein Kassenbuch auch unterwegs führen. Hier hast du zum Beispiel die Möglichkeit, dass du eine spezielle Smartphone App anwendest, um ein Kassenbuch zu führen. Das geht zum Beispiel mit sevDesk*.
Mit einem Kassenbuch kann Unterschlagung (Steuerhinterziehung) verhindert werden
Eine der Hauptursachen für die Veruntreuung von Geldern ist das Versäumnis, Transaktionen genau und rechtzeitig zu erfassen.
Mit einem Kassenbuch kannst du alle Bareingänge und -ausgänge sowie den genauen Zeitpunkt dieser Transaktionen konsequent aufzeichnen.
Auf diese Weise wird die Wahrscheinlichkeit der Veruntreuung von Geldern auf ein Minimum reduziert.
Leichte Identifizierung von Fehlern
Ein Kassenbuch ist ein wichtiges Dokument für den Bankabgleich. Wenn es eine Diskrepanz zwischen deinem Banksaldo und dem Abschlusssaldo in deinem Firmenbuch gibt, kannst du das Kassenbuch zu Rate ziehen und prüfen, ob du einen Fehler gemacht hast.
Häufige Fehler sind das Auslassen einer Transaktion oder die doppelte Verbuchung einer Transaktion.
Den Kassenstand des Unternehmens ermitteln
Wenn du planst, einem Kreditgeber oder Investor Geld zu leihen, möchte er unter anderem wissen, wie es um deine Liquidität steht.
Ein Investor möchte wissen, ob das Unternehmen ausschließlich auf Schulden angewiesen ist und wie viel Geld für das Tagesgeschäft zur Verfügung steht. Wenn du ein Kassenbuch erstellst, hast du alle diese Informationen zur Hand.
Die Führung eines Kassenbuchs bietet dir sehr viele unterschiedliche Vorteile. Den Kassenbestand täglich im Überblick zu behalten, kann sich sehr positiv auf den Erfolg deines Unternehmens auswirken.
Die unterschiedlichen Arten von Kassenbüchern
Ein Kassenbuch ist für alle Bargeldtransaktionen eines Unternehmens bestimmt. Im Kassenbuch werden alle Bareinnahmen auf der Sollseite und alle Barauszahlungen des Unternehmens auf der Habenseite erfasst.
Um die vier wichtigsten Arten von Kassenbüchern zu kennen, die ein Unternehmen führen kann, müssen wir uns näher mit den verschiedenen Arten befassen:
Einfache Kassenbücher
Diese werden auch als einspaltige Kassenbücher bezeichnet. Dieses Kassenbuch wird nur für Bargeldtransaktionen geführt.
Die Bareingänge werden als Quittungen bezeichnet, die auf der linken Seite stehen, und die Barzahlungen werden auf der rechten Seite aufgezeichnet.
Da alle Bargeldtransaktionen hier erfasst werden, ist kein zusätzliches Hauptbuchkonto erforderlich.
Zweispaltige Kassenbücher
Hier haben wir eine zusätzliche Spalte für die Rabatte. Zusammen mit den Bargeldtransaktionen müssen wir also auch die Rabatte in demselben Kassenbuch erfassen.
Es werden also sowohl die erhaltenen als auch die gegebenen Rabatte erfasst. Die Organisationen, die in einer allgemeinen Praxis des Gebens oder des Empfangens der Diskonte sind, ist diese Art des Kassenbuches die bevorzugte Wahl.
Dreispaltige Kassenbücher
Dieses Kassenbuch hat drei Spalten, bestehend aus dem – Bargeld, dem Diskont und der zusätzlichen Spalte als die Bankspalten in ihm.
Mit der Entwicklung des Bankwesens ziehen es die meisten Firmen heutzutage vor, mit Schecks oder Wechseln zu handeln.
Eine Bankspalte im gleichen Kassenbuch macht die Dinge übersichtlicher und einfacher zu erfassen.
Porto Kassenbuch
In einem Unternehmen gibt es normalerweise Bargeldtransaktionen, die in allen Abteilungen durchgeführt werden. Die Bargeldtransaktionen werden dann in einem der oben genannten Formate der Kassenbücher aufgezeichnet.
Aber es gibt eine Menge von Bargeldtransaktionen, die für jeden kleinen Betrag aufgezeichnet werden. Selbst die Dutzenden solcher Transaktionen, die an einem einzigen Tag anfallen, werden hier aufgezeichnet.
Diese werden als Bargeldgeschäfte bezeichnet.
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Fazit – Kassenbuch
Ein Kassenbuch ist ein Dokument, in dem alle Bareinnahmen und -ausgaben (Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben in Bar) einer Firma innerhalb eines bestimmten Zeitraums aufgeführt sind.
Dieses Dokument ist in zwei Hauptabschnitte unterteilt: die Soll- und die Habenseite. Jede Transaktion, die einen Geldeingang beinhaltet, wird auf der Sollseite vermerkt, während die Zahlungen auf der Habenseite verbucht werden.
Ein Kassenbuch ist in der Buchhaltung wichtig, weil es dem Unternehmer eine einfache Möglichkeit bietet, alle Bargeldtransaktionen zu verfolgen.
Es minimiert auch das Risiko der Veruntreuung von Geldern und hilft, den Kassenbestand eines Unternehmens zu bestimmen.
Wenn du das Kassenbuch in Ordnung halten und Fehler von Anfang Fehler vermeiden möchtest, solltest du eine Kassenbuch Software* verwenden.
Dank einer Kassenbuch Software wird dir auch die Buchführung um einiges einfacher fallen.
FAQ
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