Guide für Kleinunternehmer: Rechnungen ohne Umsatzsteuer, Vorteile & Kleinunternehmerregelung 2024

Guide für Kleinunternehmer: Rechnungen ohne Umsatzsteuer, Vorteile & Kleinunternehmerregelung 2024

Wenn du am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst oder allgemein planst, ein kleines Unternehmen zu führen, bist du vielleicht ein Kleinunternehmen.

Dabei handelt es sich nicht um eine eigene Rechtsform, sondern vielmehr um eine steuerliche Kategorie, in die ein Betrieb eingeordnet werden kann.

In diesem Artikel erfährst du alles über Kleinunternehmer, liest mehr über die Vor- und Nachteile und bekommst eine Antwort auf die Frage, warum Kleinunternehmer und Kleingewerbe nicht dasselbe sind.

Kleinunternehmer – die wichtigsten Fakten:

  • Beim Kleinunternehmen handelt es sich nicht um eine Rechtsform, sondern um eine steuerrechtliche Einstufung.
  • Die Kleinunternehmerregelung dürfen Unternehmen nutzen, die im laufenden Jahr weniger als 22.000 Euro Umsatz erwirtschaftet haben und deren Umsatz im folgenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro Umsatz liegen wird.
  • Kleinunternehmer wirst du nicht automatisch, sondern musst dafür beim Finanzamt die entsprechenden Felder im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ankreuzen bzw. einen formlosen Antrag stellen (bei Wechsel von der Regelbesteuerung).
  • Ein Kleinunternehmer darf seinen Kunden keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen, muss aber auch keine Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen.

Was ist ein Kleinunternehmer? Definition und Erklärung

Ein Kleinunternehmer ist ein Unternehmer, der mit seinen Einnahmen unter einer bestimmten Umsatzgrenze liegt und sich für die Anwendung der Kleinunternehmerregelung entscheidet.

Diese Grenze ändert sich immer mal wieder und liegt im Jahr 2024 bei 22.000 Euro (50.000 Euro im Folgejahr). Kleinunternehmer sind von der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) befreit und dürfen diese auch nicht von ihren Kunden verlangen. 

Beim Kleinunternehmen handelt es sich nicht um eine eigene Rechtsform. Du kannst unter anderem als Freiberufler, Gewerbetreibender oder Kapitalgesellschaft die Kleinunternehmerregelung anwenden. So kann also auch ein Kleingewerbetreibender ein Kleinunternehmer sein, ist dies aber nicht automatisch.

Gesetzlich sind die Regelungen rund um Kleinunternehmer im Umsatzsteuergesetz unter § 19 UStG festgelegt.

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Umsatzgrenzen für Unternehmer 2024

Der Anhaltspunkt für die Einschätzung, ob du als Kleinunternehmer agieren kannst, ist dein Umsatz im laufenden Jahr und dein voraussichtlicher Umsatz im folgenden Kalenderjahr. Dabei geht es um den Umsatz, nicht den Gewinn!

Umsatzgrenzen Gesamtumsatz Jahr 2024:

  • Grenze von 22.000 Euro Umsatz im laufenden Kalenderjahr
  • Grenze von 50.000 Euro im folgenden Kalenderjahr

Sobald du eine dieser beiden Grenzen überschreitest, giltst du nicht mehr als Kleinunternehmer und musst zur Regelbesteuerung wechseln. 

Bitte beachte: Die Umsatzgrenze von 22.000 bzw. 50.000 Euro ist an den Unternehmer gebunden. Diese gilt also nicht pro Business, sondern für den Umsatz all deiner Unternehmen gesammelt. 

Alternative Definition Kleinunternehmen

Sieht man ganz genau hin, gibt es einen Unterschied zwischen den Begriffen „Kleinunternehmer“ und „Kleinunternehmen“.

Denn die Europäische Union definiert „kleine Unternehmen“ als Unternehmen mit bis zu 50 Mitarbeitern und einem Umsatz bis zu 10 Millionen Euro. Weiter gibt es den Begriff Kleinstunternehmen (maximal 10 Mitarbeiter) und mittlere Unternehmen (maximal 250 Mitarbeiter). Diese drei Unternehmenstypen werden in der Gruppe der KMU (kleine und mittlere Unternehmen) zusammengefasst.

Da im alltäglichen Sprachgebrauch meist die Anwender der Kleinunternehmerregelung gemeint sind, wenn es um dieses Thema geht, konzentriert sich dieser Artikel auch auf dieses Szenario.

Buchhaltung für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind leider nicht von der Buchhaltung befreit, haben aber einige Vorteile gegenüber anderen Unternehmern. So ist eigentlich die Kleinunternehmerregelung dazu gedacht, den bürokratischen Aufwand zu verringern.

Welche Art der Buchführung du anwenden musst, kommt auf die Rechtsform an:

  • Freiberufler, Kleingewerbe, Kaufleute und GbRs dürfen als Kleinunternehmer die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und eine einfache Buchführung anwenden.
  • Kapitalgesellschaften bzw. Einmanngesellschaften und OHGs müssen bilanzieren und sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. 

Was das Steuerliche betrifft, unterscheiden sich Kleinunternehmer nicht groß von allen anderen Unternehmern: Sie müssen außer der Umsatzsteuer alle Steuern zahlen, die auch für andere Selbstständige und Unternehmer gelten.

Mehr zum Thema Steuern findest du in meinem Steuer-Guide für Selbstständige

Neu ist ab dem Steuerjahr 2024, dass Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr abgeben müssen. Vorher war dies beim Jahresabschluss Pflicht.

Besonderheiten: Rechnung ohne Umsatzsteuer

Kleinunternehmer sind grundsätzlich umsatzsteuerbefreit. Sie müssen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und dürfen auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen.

Aus deiner Rechnung muss hervorgehen, dass du die Regelung nutzt und deshalb keine Umsatzsteuer aufrechnest. Eine vorgeschriebene Formulierung gibt es dabei nicht – wichtig ist, dass du auf § 19 UStG hinweist. Das könnte zum Beispiel so aussehen:  

Nach § 19 Abs. 1 UStG besteht keine Umsatzsteuerpflicht.

Auch hinsichtlich deiner Eingangsrechnungen als Kleinunternehmer gibt es eine Besonderheit: Du darfst für die dort anfallende Umsatzsteuer keinen Vorsteuerabzug nutzen. Du musst also als Kleinunternehmer die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer ganz normal wie ein Endverbraucher bezahlen.

Kleinunternehmen beim Finanzamt anmelden

Wenn du dein Business gerade frisch startest, kannst du direkt ab Gründung die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Dafür setzt du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einfach ein Kreuz an der entsprechenden Stelle und beantragst beim Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer.

Die Voraussetzung dafür ist, dass dein voraussichtlicher Umsatz des laufenden Kalenderjahres und der erwartete Umsatz für das darauffolgende Jahr innerhalb der Umsatzgrenzen liegen.

Doch auch wenn du in der Regelbesteuerung bist, ist der Wechsel zur Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG möglich. Dafür kannst du einfach einen formlosen Antrag an das Finanzamt stellen, musst aber diese Voraussetzungen erfüllen:

  • Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer befindet sich unter den oben genannten Grenzen.
  • Bei Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bei Gründung: fünfjährige Sperrfrist.

Hast du also dein Unternehmen vor vier Jahren gegründet und dich dagegen entschieden, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, musst du ein weiteres Jahr warten, bevor du wechseln kannst.

Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschritten – und jetzt? 

Wird nur eine der beiden Grenzen überschritten, darf die Kleinunternehmerregelung nicht mehr angewandt werden. Dann gehst du einfach im kommenden Jahr zur Regelbesteuerung über und schuldest dem Finanzamt Umsatzsteuer auf deine Einnahmen.

In diesem Fall bist du auch nicht fünf Jahre an deine Entscheidung gebunden. Sinkt dein Gesamtumsatz danach wieder auf unter 22.000 Euro kannst du in einem formlosen Schreiben beantragen, dass du wieder den Kleinunternehmer-Status haben möchtest.

Ausschlaggebend ist hierbei dein tatsächlicher Umsatz in brutto, also inklusive Umsatzsteuer.

Hierbei ist es wichtig, dass du selbst deine Finanzen immer im Blick behältst – denn das Finanzamt gibt dir nicht Bescheid, wenn du deinen Kleinunternehmer-Status verlierst. 

Vorteile und Nachteile als Kleinunternehmer

Die Kleinunternehmerregelung bietet einige Vorteile, von denen du profitieren kannst:

  • Dient vor allem dazu, Unternehmern mit einem geringen Umsatz das Geschäftsleben zu erleichtern und übermäßig viel Bürokratie zu ersparen.

  • Die Buchhaltung ist einfacher, weil Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung wegfallen.

  • Du kannst günstigere Preise für Kunden anbieten – das ist vorteilhaft, wenn du hauptsächlich mit Privatkunden arbeitest, da diese die Umsatzsteuer nicht absetzen können, wie es Geschäftskunden tun.

Doch auch das deutsche Finanzsystem und die Finanzämter profitieren davon. Wenn Unternehmer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, spart dies einiges an bürokratischem Aufwand ein und senkt somit gleichzeitig die Kosten für die Verwaltung.

Andererseits hat es auch seine Nachteile, sein Business als Kleinunternehmer zu führen:

  • Es kann kein Vorsteuerabzug genutzt werden, um die Betriebsausgaben zu senken bzw. zu verteilen. Besonders bei hohen Investitionskosten musst du dann mehr Geld auf der hohen Kante haben, um die Rechnungen vollständig und inklusive Umsatzsteuer zu bezahlen.

  • Der Status kann in der Geschäftswelt weniger seriös wirken.

  • Musst du doch zur Regelbesteuerung wechseln, musst du deine Preise erhöhen, um das Gleiche zu verdienen.
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Fazit: Lohnt es sich, Kleinunternehmer zu sein? 

Ob es sich für dich lohnt, dein Business als Kleinunternehmen zu führen, kommt auf deine individuellen Voraussetzungen an. Vor allem, wenn wenig Wareneinsatz und Geschäftsausgaben erwartet werden, kann es sich lohnen, wenn du als Kleinunternehmer auftrittst. 

Rechnest du mit hohen Anfangsinvestitionen, kann dies aber auch Nachteile haben. Das liegt überwiegend daran, dass du den Vorsteuerabzug nicht nutzen darfst, also nicht die von dir bezahlte Umsatzsteuer mit der auf deinen Rechnungen ausgewiesenen Umsatzsteuer verrechnen darfst.

Ein Kleinunternehmer bezahlt also ganz normal Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen, wie ein Nicht-Unternehmer oder Endverbraucher.

Überleg dir vor deiner Existenzgründung genau, welche Ziele du verfolgst. Der Start als Kleinunternehmer kann ideal sein, wenn dein Business klein bleiben soll oder du dir einen risikoarmen Start in die Geschäftswelt wünschst.

Gehst du allerdings davon aus, dass dein Einzelunternehmen bereits im zweiten Geschäftsjahr wachsen wird, kann es unter Umständen besser sein, von vornherein auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.

FAQ

Wer ist Kleinunternehmer laut der Kleinunternehmerregelung?

Laut der Kleinunternehmerregelung dürfen Kleinunternehmer nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz im laufenden und voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz im kommenden Geschäftsjahr erwirtschaften. In der Definition der EU werden kleine Unternehmen als Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern und unter 10 Millionen Euro Umsatz bezeichnet. Im Alltag gebräuchlicher ist allerdings die steuerrechtliche Einordnung. 


Bin ich automatisch Kleinunternehmer, wenn mein Umsatz innerhalb der Umsatzgrenzen liegt?

Wie werde ich Kleinunternehmer?

Was sind die Vor- und Nachteile als Kleinunternehmer? 

Kann ich jederzeit von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung wechseln?

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