Rechnungen schreiben leicht gemacht: Arten, Pflichtangaben, Tipps und mehr!

Hast du zum ersten Mal einen Kundenauftrag bekommen, weißt aber nicht, wie man Rechnungen schreibt, dann bist du hier richtig.

Wir geben dir wichtige Tipps zur Rechnungsstellung für Selbständige.

Was bedeutet überhaupt Rechnungsstellung?

Bei einer Rechnungsstellung wird dem Kunden eine Rechnung über eine Leistung oder Lieferung erstellt. Es handelt sich bei der Rechnungsstellung um einen Teil der sogenannten Fakturierung, welche im deutschen Raum ein Vorgang im Rechnungswesen ist.

Es ist sehr wichtig, dass eine Rechnung richtig geschrieben wird. Solltest du eine fehlerhafte Rechnung schreiben, dann kann dies für dich schnell sehr teuer werden.

Mit unseren Tipps wirst du nicht nur lernen, wie du eine Rechnung richtig erstellen kannst, sondern auch, worauf du beim Rechnungen schreiben achten musst.

Wer muss überhaupt Rechnungen schreiben?

Eine Rechnungsstellung ist in 2 bestimmten Fällen Pflicht:

• Bei Leistungen und Lieferungen, welche mit einem Grundstück zusammenhängen.
• Bei einer Leistung oder Lieferung, welche sich an juristische Personen oder Unternehmen richtet.

In diesen beiden Fällen bist du als leistender Unternehmer dazu verpflichtet, innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung zu erstellen und diese dem Leistungsempfänger bzw. dem Rechnungsempfänger zuzusenden.

Hier gilt das Umsatzsteuer-Gesetz (§ 14 UStG). In anderen Fällen bist du nicht juristisch dazu verpflichtet, eine Rechnung zu erstellen.

Allerdings solltest du als Unternehmer und Selbstständiger auch wissen, dass es für Beteiligten immer besser ist, wenn eine Rechnungsstellung stattfindet.

Wir haben für dich ein Beispiel, warum es wichtig ist, in jedem Fall eine Rechnung zu erstellen:

Erbringt ein Handwerker bei einer Privatkundin eine Dienstleistung, benötigt dieser in der Regel keine Rechnung. Wenn er sich jedoch einen Anteil seiner Anfahrtskosten vom Finanzamt zurückerstatten möchte, dann kann ihm eine Rechnung dabei helfen. Ein Finanzamt akzeptiert nämlich nichts anderes als Rechnungen.

Doch auch für die Kundin selbst kann eine Rechnung ein großer Vorteil sein. Möchte die Kundin ihre Leistung bei der Einkommensteuererklärung als Sonderausgabe geltend machen, dann hat sie die Möglichkeit, eine entsprechende Steuerrückerstattung erhalten zu können.

Vereine und öffentliche Einrichtungen sind nicht dazu verpflichtet, Rechnungen zu verlangen. Jedoch verlangen sie in den meisten Fällen ebenfalls Rechnungen, bevor sie Auszahlungen oder Überweisungen tätigen.

Der Grund dafür ist einfach: Rechnungen sind der Nachweis für Ausgaben, welche sehr häufig Steuervorteile mit sich bringen.

Immer wieder müssen Rechnungen erstellt werden, auch von Privatpersonen. Doch nur selten wissen diese auch, wie eine Rechnung überhaupt erstellt werden muss und welche Pflichtangaben es gibt.

Solltest du eine Rechnung erstellen müssen, dann bietet es sich hier an, wenn du dich an eine Rechnungsvorlage hältst, diese gibt es online auch zum Download. Eine Word Vorlage kann dir zum Beispiel dabei helfen, Fehler zu vermeiden.

Wird eine Rechnung von Privatpersonen erstellt, agieren diese automatisch als Kleinunternehmer. Die richtige Erstellung einer Rechnung ist deshalb sehr wichtig, um nicht in Schwierigkeiten mit dem Finanzamt zu geraten.

Rechnung schreiben – Pflichtangaben

Eine Rechnung kann nicht einfach nach eigenen Regeln oder Wünschen geschrieben werden.

Rechnungen müssen auch einige Pflichtangaben enthalten, die vom Gesetzgeber genau vorgeschrieben sind. Dazu zählen zum Beispiel:

• das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
• das Datum der Lieferung oder Leistung
• eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
• deine Steuernummer (Umsatzsteuer-ID bzw. Umsatzsteuer Identifikationsnummer)
• die Anschrift des Kunden, als auch deine Anschrift
• Rechnungsnummer
• die Menge und Art des Produktes oder eine Beschreibung der Leistung
• der Preis (Brutto, Netto, USt.-Satz und USt.-Betrag)

Um dir den Aufwand der Rechnungserstellung zu erleichtern, empfehlen wir dir ein Rechnungsprogramm bzw. eine Buchhaltungssoftware zu nutzen.

Dieses Programm stellt dir eine rechtskonforme und professionelle Rechnungsvorlage zur Verfügung und du musst nicht ein beliebiges Word-Muster nutzen.

Außerdem ist es mit solch einem Rechnungs-Tool gleich viel einfacher, Rechnungen zu schreiben.

Nachteile von Rechnungsvorlagen (Word Vorlagen) und Mustern aus dem Internet

Es liegt natürlich nahe, nach einer Rechnungsvorlage bzw. einem Muster für das Schreiben von Rechnungen im Internet zu suchen.

Jedoch gibt es hier auch einige Nachteile, welche wir dir nachfolgend erläutern möchten.

1. Anpassbarkeit

Viele dieser Vorlagen sind oft nicht individuell anpassbar. Jedes Unternehmen hat seine eigenen spezifischen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung – sei es bezüglich des Firmenlogos, bestimmter Zahlungsbedingungen oder rechtlicher Vorgaben für den jeweiligen Wirtschaftszweig.

Eine Standard-Rechnungs-Vorlage kann hier schnell an ihre Grenzen kommen.

2. Rechtssicherheit

Bei Rechnungs-Mustern aus dem Internet besteht immer das Risiko von veralteten Informationen.

Gesetzliche Bestimmungen ändern sich regelmäßig und auch steuerrechtliche Aspekte können aktualisiert werden – ohne dass du davon erfährst!

3. Sicherheit

Frei zugänglichen Vorlagen bergen ein gewisses Sicherheitsrisiko: Du weißt nie genau, wer sie erstellt hat oder ob sie manipuliert wurden könnten, um sensible Daten abzugreifen!

Um all diese Probleme zu vermeiden, empfehle ich dir daher dringend den Einsatz einer professionellen Buchhaltungssoftware wie z. B. sevDesk*.

Denke daran: Die ordnungsgemäße Erstellung von Rechnungen ist essenziell für deinen Geschäftserfolg – setze daher auf zuverlässige Softwarelösungen statt auf fragwürdige Vorlagen aus dem Internet!

Rechnung schreiben – die formale Gliederung

In der Regel stehen im Briefkopf alle Angaben zu deiner Firma und die Adresse deines Kunden. Es ist wichtig, dass du bei der Erstellung der Rechnung den richtigen Namen des Kunden oder des Unternehmens verwendest.

Immer wieder passieren in diesem Bereich unnötige Fehler, welche anschließend berichtigt werden müssen und dich viel Zeit kosten können.

Im oberen Bereich einer Rechnungen solltest du außerdem diese Informationen angeben:

• Rechnungsdatum fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungsdatum oder den Zeitraum der Leistung

Rechnung

Im nächsten Abschnitt geht es weiter mit dem Wort “Rechnung”. Professioneller und auch schöner sieht eine Rechnung aus, wenn du sie mit einem kleinen und einfachen Anschreiben eröffnest.

So hast du in diesem Abschnitt die Möglichkeit, dass du zum Beispiel „Danke“ sagst für den Auftrag oder du bedankst dich für das Vertrauen des Kunden.

Du kannst ihm auch viel Spaß mit dem neuen Produkt wünschen. Du wirkst direkt etwas vertrauenswürdiger und auch freundlicher, wenn du solche Sätze im Abschnitt verwendest.

Leistungsbeschreibung

Anschließend kommst du dann zum Kern der Rechnung, nämlich zur Leistungsbeschreibung.

Bist du zum Beispiel als Freiberufler oder Freiberuflerin tätig, dann musst du jetzt deine Leistung genau aufschreiben.

Auch musst du hier die Kosten deiner Leistung dazu schreiben. Solltest du ein Produkt verkaufen, dann schreibst du genau dazu, um welches Produkt es sich dabei handelt und was es kostet.

Rechnungssumme

Anschließend folgt die Rechnungssumme. Es handelt es sich um die Summer der einzelnen Produkte oder Leistungen. Dabei ist es vor allem wichtig, dass du hier sowohl die Angaben zur Netto-Summe als auch zur Bruttosumme machst.

Die Rechnungsnummer sollte inklusive der Mehrwertsteuer angegeben werden. Ebenfalls musst du hier den Mehrwertsteuerbetrag und den Mehrwertsteuersatz angeben.

Bei der Bruttorechnungssumme handelt es sich um die Summe, die der Kunde überweisen muss.

Rabatt oder Skonto

Solltest du deinem Kunden einen Rabatt gewähren, dann sollte auch dieser auf deiner Rechnung erwähnt werden. Das Gleiche gilt, wenn du deinem Kunden ein Skonto gewähren möchtest.

Bei der Rechnungserstellung solltest du auch immer daran denken, dein Zahlungsziel festzuhalten. Gesetzlich ist eine Rechnung immer sofort fällig.  

Das Zahlungsziel kann aber länger sein. Wichtig: Du musst dieses ausdrücklich in der Rechnung hinzufügen z. B. 7 Tage, 14 Tage oder mehr. Ist kein Zahlungsziel auf der Rechnung vermerkt, greift immer das gesetzliche Zahlungsziel.

Viele Unternehmen vermerken im unteren Bereich der Rechnung weitere Angaben, doch sind diese kein Muss. So kann es sich hier zum Beispiel um Bankverbindungen handeln oder die Kontaktdaten.

Was droht bei einer fehlerhaften Rechnungsstellung?

Auf den ersten Blick sind die Folgen bei einer fehlerhaften Rechnungsstellung harmlos. Der Grund dafür ist, dass der Rechnungsempfänger nämlich derjenige ist, der vom Finanzamt keine Rückerstattung erhält, sollte dieser eine fehlerhafte Rechnung erhalten.

Doch musst du damit rechnen, dass dich der Rechnungsempfänger verklagt, sollte dieser eine fehlerhafte Rechnung erhalten. Auch beim kleinsten Fehler in einer Rechnung kann es vorkommen, dass der Empfänger keine Rückzahlungen erhält.

In der Regel kommt es in solch einem Fall dann auch noch zum Gerichtsverfahren, welche alles andere als günstig sind. Es ist in jedem Fall sehr wichtig, dass du Rechnungen richtig schreibst, um zukünftige Probleme zu meiden.

Gibt es Sonderregelungen für Kleinunternehmer?

Ja, für Kleinunternehmer gibt es einige Sonderregelungen, wenn es um das Verfassen der Rechnungen geht.

Wenn du als Kleinunternehmer Rechnungen schreiben möchtest, dann kannst du hier die vereinfachte Form der Rechnungsstellung verwenden. Auch für dich als Kleinunternehmer empfehlen wir dir ein Rechnungssoftware wie sevDesk*.

Wie eine Rechnung für Kleinunternehmer aussehen sollte, erklären wir dir jetzt.

Kleinunternehmer Rechnungen

Wenn du als Kleinunternehmer tätig bist, dann kannst du eine Rechnung ohne eine Umsatzsteuer erstellen, da du nicht in der Regelbesteuerung bist.  

Beim Rechnung schreiben brauchst du also keine Umsatzsteuer bzw. Umsatzsteuerbeträge auszuweisen. Ein Verweis auf § 19 UStG reicht hier völlig aus. Dies zeigt, dass du keine Umsatzsteuer ausweisen darfst.

Im Vergleich zu einer regulären Rechnung unterscheiden sich die Rechnungen für Kleinunternehmer in 2 Punkten:

• Du musst auf all deinen Rechnungen immer auf die Steuerbefreiung hinweisen.
• Auf der Rechnung darf keine Umsatzsteuer stehen. Das bedeutet für dich zur gleichen Zeit auch, dass hier nicht zwischen Brutto- und Nettobeträgen unterschieden wird, wie es in der Regelbesteuerung der Fall ist.

Worum handelt es sich bei einer Kleinbetragsrechnung?

Ebenfalls gibt es die Kleinbetragsrechnungen. Wie du vom Namen her bereits erkennen kannst, handelt es sich hier um Rechnungen mit einem geringen Betrag.

In der Regel spricht man von einer Kleinbetragsrechnung immer dann, wenn der Rechnungsbetrag nicht mehr als 250 Euro beträgt. Dabei handelt es sich bereits auch um die Bruttosumme.

Diese Summe von 250 Euro darf auf keinen Fall bei einer Kleinbetragsrechnung überschritten werden. Eine solche Rechnung lässt sich auch sehr einfach schreiben. Eine Kleinbetragsrechnung sollte folgende Angaben enthalten:

• Anschrift und Name des Rechnungserstellers
• das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Angaben zum Produkt oder zur erbrachten Lieferung (Leistungen)
• der Grund für eine Steuerbefreiung
• der Gesamtbetrag deiner Rechnung

Du kannst Kleinbetragsrechnungen auch als vollständige Rechnung ausschreiben.

Rechnungen schreiben als Freiberufler

Auch für dich als Freiberufler gelten alle bereits genannten Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung wie z. B. Leistungsbeschreibung, Summe, Rechnungsnummer oder ähnliches.

Als Freiberufler kannst du ebenfalls MwSt. auf der Rechnung ausweisen (bzw. musst Umsatzsteuer zahlen) oder nicht. Das hängt davon ab, ob du Kleinunternehmer bist oder nicht.

Als Freiberufler bist du jedoch kein Gewerbetreibender. Die Gewerbesteuer entfällt also in deinem Fall. Aber das ist ein ganz anderes Thema und hat erst mal nichts mit dem Rechnungen schreiben, an sich zu tun.

Warum sollte ich ein Rechnungsprogramm bzw. eine Software verwenden?

Ganz egal, ob du neu im Business bist oder bereits seit vielen Jahren als Selbstständiger unterwegs bist, ein Rechnungsprogramm kann dir zu jederzeit mehrere unterschiedliche Vorteile bieten.

Ein großer Vorteil hier ist es zum Beispiel, dass du dir jede Menge Zeit mit solchen Programmen sparen kannst. Es dauert nur wenige Sekunden, bis eine Rechnung mit einem Rechnungsprogramm erstellt wird.

Ein weiterer wichtiger Vorteil einer Rechnungsvorlage ist, dass du damit Schreibfehler vermeiden kannst. Immer wieder kann es zu Fehler kommen, die man gar nicht bemerkt, bevor man sie abschickt.

So wird häufig ein Rechtschreibfehler im Namen oder auch in der Adresse gemacht. Mit einem Rechnungsprogramm können solche Fehler vermieden werden.

Auch werden alle deine Rechnung nach Erstellung sicher im Programm aufbewahrt werden.

Ebenfalls lässt dich solch ein Programm gleich viel professioneller aussehen. Mit solch einem Programm musst du dir in der Regel keine Sorgen machen, dass du unseriös aussiehst.

Tipp: Rechnungen schreiben – Richtig & Kostenlos

Wenn du als Selbstständiger oder Freiberufler erst mal Kosten einsparen möchtest und kein Geld für eine extra Software ausgeben möchtest, kann ich dir ein Geschäftskonto mit Buchhaltung empfehlen.

Welchen Vorteil hast du hier?

Ein Geschäftskonto solltest du zwingend für deine selbstständige Tätigkeit nutzen. Sprich, ein Geschäftskonto brauchst du so oder so.

Einige Anbieter von Geschäftskonten bieten dir den Vorteil, dass du hier sogar direkt Rechnungen erstellen kannst.

Du profitierst also auch hier von allen Vorteilen einer Buchhaltungssoftware – was die Rechnung selbst angeht (Pflichtangaben, Rechtssicherheit, etc.) und hast gleichzeitig dein Geschäftskonto.  

Außerdem werden die Rechnungen in den meisten Fällen sogar direkt den Umsätzen in deinem Geschäftskonto zugeordnet. Ein sehr guten Geschäftskonto mit Buchhaltung ist Finom*.

Rechnung schreiben – das Fazit

Wer eine Rechnung erstellen möchte, muss dabei einige unterschiedliche Dinge beachten. Hier kommt es auch darauf an, welche Rechtsform du hast und wie hoch der Preis für eine Dienstleistung ist.

Wenn zum Beispiel der Preis nicht höher als 250 Euro in der Rechnung beträgt, dann kannst du hier auch eine Kleinbetragsrechnung ausschreiben. Die Erstellung von Rechnungen kann etwas kompliziert erscheinen, vor allem, wenn du zum ersten Mal Rechnungen erstellen musst.

Es gibt einige Pflichtangaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Auch das Format einer Rechnung spielt eine wichtige Rolle. Um hier Fehler von Anfang an zu vermeiden, empfehlen wir dir eine entsprechende Software zu nutzen oder aber ein Geschäftskonto mit Buchhaltung.

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