E-Rechnung: Alles, was Selbständige wissen müssen!

E-Rechnungsgesetz: Das müssen Selbstständige jetzt wissen

Seit der Einführung des E-Rechnungsgesetzes bist du als Selbstständiger möglicherweise verpflichtet, Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu übermitteln.

Was das genau bedeutet, welche Formate gängig sind und was du sonst beachten solltest, erfährst du in diesem Artikel.

E-Rechnungsgesetz – Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

  • Verpflichtung für Unternehmen und Selbstständige, Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen digital zu übermitteln.
  • Vorgeschriebenes Format zur automatisierten Verarbeitung erforderlich
  • Ziel: Reduzierter Verwaltungsaufwand, automatisierte Prozesse, mehr Transparenz
  • Betrifft aktuell vor allem den öffentlichen Sektor und den B2B-Bereich
  • Grundlage: EU-Richtlinie 2014/55/EU, umgesetzt durch das deutsche E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungsverordnung

Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die bestimmte formale und technische Anforderungen erfüllen. Dabei handelt es sich nicht einfach um ein PDF, das per E-Mail verschickt wird. Vielmehr müssen E-Rechnungen strukturierte Datenformate nutzen, die eine automatische Verarbeitung ermöglichen.

Die wichtigsten Merkmale:

  • Die Rechnung wird in einem elektronischen Format erstellt und übermittelt.
  • Sie enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UStG.
  • Die Verarbeitung erfolgt meist automatisiert, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UstG

  • Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungsaussteller und -empfänger
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
  • Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer zur eindeutigen Identifizierung
  • Menge und Art der gelieferten Waren oder Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (falls nicht identisch mit dem Rechnungsdatum)
  • Entgelt (Nettobetrag) sowie anzuwendender Steuersatz
  • Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt
  • Bei Steuerbefreiungen: Hinweis auf die entsprechende Rechtsgrundlage
  • Bei Rechnungen über 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen): zusätzliche Angaben wie Gesamtbetrag und Steuerangabe (brutto).

Wen betrifft die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt bereits seit einigen Jahren für Unternehmen und Selbstständige, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten. Seit dem 27. November 2020 müssen Rechnungen an Behörden des Bundes in elektronischer Form gestellt werden.

In vielen Bundesländern wurde diese Pflicht ebenfalls 2020 eingeführt wie zum Beispiel in Bremen, während andere wie Mecklenburg-Vorpommern (2023) und Hessen (2024) zu einem späteren Zeitpunkt nachgezogen sind. Öffentliche Auftraggeber akzeptieren in der Regel nur noch strukturierte Formate wie die XRechnung.

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich ausgeweitet. Unternehmen jeder Größe, einschließlich Kleinunternehmer, müssen also nun für steuerpflichtige Umsätze innerhalb Deutschlands elektronische Rechnungen ausstellen und empfangen.

Unstrukturierte Formate wie PDF oder Papierrechnungen werden ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig sein.

Gängige Formate bei E-Rechnungen

Für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen stehen dir verschiedene Formate zur Verfügung. Die wichtigsten und am häufigsten genutzten Formate sind:

FormatMerkmaleEinsatzbereich
XRechnungStandard für öffentliche Auftraggeber, strukturierte Daten, vollständig maschinenlesbarÖffentlicher Sektor
ZUGFeRDKombination aus PDF und strukturierten Daten, maschinen- und menschenlesbarPrivatwirtschaft und Behörden
HybridMischung aus PDF und XML-Daten, flexibel einsetzbarMischanwendungen in verschiedenen Branchen

Vorteile der E-Rechnung

Einer der größten Pluspunkte ist die deutliche Zeitersparnis. Da E-Rechnungen in einem strukturierten Format vorliegen, können sie von Buchhaltungsprogrammen und ERP-Systemen automatisch verarbeitet werden.

Das bedeutet, dass keine manuelle Dateneingabe erforderlich ist, wodurch Fehlerquellen erheblich reduziert werden. Besonders bei größeren Rechnungsvolumina senkt das den Arbeitsaufwand erheblich.

Ein weiterer Vorteil liegt in den geringeren Kosten. Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand spart Material und reduziert die damit verbundenen Logistik- und Lagerkosten. Gleichzeitig beschleunigt die elektronische Übermittlung den gesamten Rechnungsprozess, was wiederum die Zahlungsabwicklung optimiert.

Schnellere Zahlungseingänge bedeuten für dich als Selbstständiger eine höhere Liquidität und verbesserte Planbarkeit.

Die E-Rechnung sorgt zudem für mehr Transparenz und Nachverfolgbarkeit. Durch die digitale Dokumentation lässt sich jede Rechnung problemlos archivieren, durchsuchen und im Bedarfsfall schnell abrufen. Das erleichtert interne Abläufe sowie die Zusammenarbeit mit Steuerberatern oder Finanzbehörden.

Darüber hinaus unterstützt die E-Rechnung Unternehmen dabei, die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Gerade bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern oder seit 2025 auch im B2B-Bereich ist das essenziell, da die Einhaltung der vorgeschriebenen Formate verpflichtend ist.

Die automatisierte Prüfung der Rechnungsdaten durch die Systeme der Empfänger gewährleistet zudem, dass die Angaben vollständig und korrekt sind, bevor die Rechnung verarbeitet wird.

Nicht zuletzt ist der Einsatz von E-Rechnungen ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit. Weniger Papierverbrauch und eine effizientere Ressourcennutzung tragen dazu bei, den ökologischen Fußabdruck eines Unternehmens zu verkleinern.

In Zeiten, in denen Umweltbewusstsein zunehmend an Bedeutung gewinnt, kann das ein positives Signal an Kunden und Geschäftspartner senden.

So stellst du auf E-Rechnungen um

Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert einige Anpassungen in deinem Geschäftsalltag.

Die wichtigsten Schritte umfassen:

  1. Software auswählen: Nutze eine Software, die E-Rechnungen im gewünschten Format erstellen und versenden kann.

  2. Daten prüfen: Stelle sicher, dass deine Kundendaten korrekt sind, insbesondere die Rechnungsadresse und die E-Mail-Adresse des Empfängers.

  3. Formate beachten: Informiere dich, welches Format dein Kunde oder Auftraggeber bevorzugt. Für öffentliche Auftraggeber ist in der Regel die XRechnung erforderlich.

  4. Rechtliche Anforderungen einhalten: Achte darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind, wie beispielsweise Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung.

Gibt es Ausnahmen oder Übergangsfristen?

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Unternehmen weiterhin PDF-Rechnungen versenden, sofern der Empfänger dem zustimmt. Diese Übergangsregelung ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse schrittweise auf die E-Rechnung umzustellen.

Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro. Unternehmen mit einem geringeren Umsatz können PDF-Rechnungen weiterhin nutzen, wenn der Empfänger einverstanden ist.

Ab dem 1. Januar 2028 entfällt diese Ausnahme, und die E-Rechnung wird für alle Unternehmen verpflichtend. Der Versand von PDF-Rechnungen ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig.

FAQ

Wie überprüfe ich, ob mich die E-Rechnungspflicht betrifft?

  • Vertragspartner analysieren: Sind deine Kunden öffentliche Auftraggeber oder Unternehmen?
  • Regionale Unterschiede beachten: In welchem Bundesland agierst du, und welche Vorgaben gelten dort für Geschäfte mit Behörden?
  • Technische Vorbereitung: Stelle sicher, dass du ab 2025 E-Rechnungen erstellen und empfangen kannst, falls du im B2B-Bereich tätig bist.

Brauche ich spezielle Software?

Was kostet die Umstellung auf E-Rechnungen?

Sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

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