Buchhaltungssoftware wechseln: 5 Faktoren, die du beachten solltest!
Bist du als Selbstständiger oder Unternehmer mit deiner aktuellen Buchhaltungssoftware nicht mehr zufrieden? Wenn ja, bist du mit großer Wahrscheinlichkeit nicht der einzige, dem es so geht.
Eventuell brauchst du aber auch einfach nur mehr Funktionen, die dir dein aktuelles Buchhaltungsprogramm nicht bieten kann. Wie auch immer, der Jahreswechsel ist immer ein guter Zeitpunkt, um über einen Umstieg bzw. Wechsel der Buchhaltungssoftware nachzudenken.
Buchhaltungssoftware wechseln
Ich habe mir Ende des letzten Jahres die Frage gestellt, wie es wohl wäre, wenn ich mein aktuelles Buchhaltungsprogramm wechseln würde. Auf was müsste ich achten und wie einfach ist so ein Wechsel überhaupt?
Dabei haben sich für mich 5 Faktoren ergeben, die es zu beachten gibt und vor einem Wechsel berücksichtigt werden müssen. Vorab möchte ich dir natürlich sagen, dass ich kein Buchhalter bin, sondern das Ganze aus Sicht des selbstständigen Anwenders sehe, der eine einfache Buchhaltungs-Lösung benötigt ;-).
Wechsle deine Buchhaltungssoftware am besten zum Jahresende / Jahresanfang
Wer von euch bereits eine Buchhaltungssoftware nutzt, kommt vielleicht irgendwann an den Punkt, dass er nicht mehr zufrieden ist oder die angebotenen Funktionen des vorhandenen Buchhaltungsprogramm nicht mehr ausreichen. Die Konsequenz, man sucht sich eine neue Buchhaltungssoftware aus und möchte wechseln. Alternativ kann auch ein Upgrade auf ein anderes Paket infrage kommen.
Theoretisch ist ein Wechsel der Buchhaltungssoftware zu jedem Zeitpunkt möglich, dennoch musst du dich fragen, ob dies wirklich Sinn ergibt. In aller Regel wird ein Buchhaltungssystem entweder Quartalsweise oder noch besser, mit dem Jahreswechsel umgestellt.
Alles, was unterjährig umgestellt wird, bedeutet für dich ein Mehraufwand an Arbeit, da du natürlich deine bisherigen Einnahmen / Ausgaben in der neuen Software abbilden möchtest. Du musst die neue Buchhaltungssoftware also erst einmal auf den “aktuellen” Stand bringen. Wo hingegen du am Jahresanfang einfach mit einer neuen Buchhaltung bzw. mit der neuen Software für die Buchhaltung starten kannst.
Exportiere bereits bestehende Daten als CSV-Datei
Jede moderne Buchhaltungssoftware bietet dir die Möglichkeit, deine bereits vorhanden Daten als CSV-Datei zu exportieren. Standardmäßig sollten folgende Daten zum Export bereitstehen:
- Kundenkontakte
- Lieferantenkontakte
- Produktdaten (Artikel)
- Services (Dienstleistungen)
Importiere die bestehenden Daten via CSV-Datei in das neue Buchhaltungssystem
Du hast deine Buchhaltungssoftware gewechselt und möchtest die exportieren Daten aus der alten Buchhaltung in das neue Buchhaltungssystem übernehmen? Dann schätze dich glücklich, denn fast alle Anbieter von Buchhaltungsprogrammen bieten ihren Nutzern eine Importfunktion an.
Das bedeutet, du kannst die oben genannten Daten, also Kundenkontakte, Lieferantenkontakte, Produktdaten sowie Services mit nur wenigen Klicks in die neue Buchhaltungssoftware importieren. Das einzige, was in diesem Fall manuell eingepflegt werden muss, sind bereits geschriebene Ausgangsrechnungen sowie erhaltene Eingangsrechnungen aus dem Altsystem.
Eine Ausnahme gibt es hier unter anderem bei Shop-Systemen wie z. B. Shopware. Einige Anbieter bieten für dieses System und andere Shop-Systeme eine API-Schnittstelle an, mithilfe dieser alle Bestellungen und Rechnungsdaten an das Buchhaltungsprogramm übermittelt werden können.
Lokales Buchhaltungsprogramm oder eine Online-Buchhaltungssoftware?
Spielst du tatsächlich mit dem Gedanken deine Buchhaltungssoftware zu wechseln, stehst du vielleicht vor der Frage, ob du ein lokales Buchhaltungsprogramm nutzen oder dich für eine Online-Buchhaltungssoftware entscheiden sollst.
Beide Varianten haben natürlich ihre Vor- und Nachteile und jeder legt auf andere Dinge Wert. Wobei man wohl ganz allgemein sagen kann, dass ein lokales Buchhaltungsprogramm gewisse Einschränkungen hat. So kannst du auf Daten deiner Buchhaltung nur direkt am PC zugreifen, Rechnungen schreiben und Umsätze abfragen.
Mit einer Buchhaltungssoftware, die dir voll und ganz online zu Verfügung steht, hast du zu jederzeit und von überall aus Zugriff. Egal für welche Art von Buchhaltungsprogramm du dich letztendlich entschieden hast oder dich entscheiden wirst. Es ändert ja nichts an der Tatsache, dass du deine Buchhaltung mit diesem Programm ordnungsgemäß machen kannst und die Software dir alles bietet, was du für deine Buchhaltung benötigst.
Beliebte Buchhaltungsprogramme für die lokale Nutzung auf PC & Mac:
Beliebte Buchhaltungsprogramme für die Online-Nutzung:
Buchhaltungssoftware wechseln: Vergleiche die angebotenen Pakete!
Bevor du eine Buchhaltungssoftware bzw. dein Buchhaltungsprogramm wechselst, solltest du dir vorab auf jeden Fall die Angebote der verschiedenen Anbieter anschauen und diese miteinander vergleichen. Hier musst du aber wissen, dass du die Preise eines lokalen Buchhaltungsprogramms nicht mit einer Online-Software vergleichen kannst.
Die Entscheidung, welche Art von Buchhaltungssystem du nutzen möchtest, sollte vorab klar sein. Danach Vergleiche die Preise und Funktionen zwischen den Anbietern von lokalen Buchhaltungsprogrammen oder eben die Preise und Funktionen von Anbietern einer Online-Buchhaltungssoftware.
Die Preise und Funktionen bei einer Online-Buchhaltungssoftware unterscheiden sich für ein Paket “Buchhaltung” bei den einzelnen Anbietern nur minimal. Die Buchhaltungsprogramme von Anbietern, die lokal installiert und genutzt werden, unterscheiden sich schon wesentlich mehr. Sowohl preislich, als auch in ihren Funktionen. Hier solltest du also etwas genauer hinschauen.
Fazit
Da wir vor kurzem den Jahreswechsel hatten, habe ich mich wirklich gefragt, was eigentlich wäre, wenn ich mich entscheiden würde, meine derzeitige Buchhaltungssoftware zu wechseln. Aktuell nutze ich lexoffice und eigentlich gibt es keinen Grund für einen Wechsel, dennoch wollte ich meine Gedanken zum Anlass nehmen und meine “offenen Fragen” in diesem Artikel mit dir teilen.
Ich denke, mit diesem Artikel konnte ich dir zumindest einen groben Überblick geben, welche Faktoren bei dem Umstieg auf ein neues Buchhaltungsprogramm eine Rolle spielen können.
Hast du noch weitere Tipps, worauf es zu achten gilt?
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