E-Mail Programme gegen das Mail-Chaos im Alltag: 7 nützliche Tools auf einen Blick
Für viele Selbstständige ist das E-Mail Programm nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. Das erste Programm, welches den meisten auf Anhieb einfällt und viele auch nutzen, ist Outlook.
Ich möchte dir heute sowohl Outlook, als auch andere, teilweise kostenlose E-Mail Programme als Alternativen vorstellen.
E-Mail Programm als nützliches Hilfsmittel im Alltag
Ohne E-Mail Programm wird es für viele Selbstständige im Alltag schwierig. Gerade auch im Online-Bereich ist eine Kontaktmöglichkeit über E-Mail ein absolutes Muss.
Über eine E-Mail-Adresse können dich Kunden und Interessenten kontaktieren und auch wichtige Fragen stellen, Termine ausmachen oder auch dein Produkt/deine Dienstleistung buchen.
Ein gut funktionierendes Email-Programm ist daher das A und O für alle Selbstständigen.
Microsoft Outlook
Das bekannteste E-Mail Programm ist Outlook von Microsoft. Überwiegend wird dies im Zusammenhang mit dem Office-Paket (Word, Excel, etc.) verkauft.
Über Outlook kannst du deine E-Mail-Adresse verknüpfen und E-Mails empfangen, verwalten und beantworten. Nicht nur deine E-Mails kannst du mit Outlook verwalten. Auch deine Kontakte, Termine und sogar Notizen werden über Outlook erstellt und organisiert. Daher bietet das E-Mail Programm eine gute Basis, um seinen Arbeitsalltag strukturiert zu bestreiten. Spam-Emails werden ebenfalls abgefangen und über die Suchfunktion kannst du deine E-Mails filtern bzw. suchen.
Outlook ist ein kostenpflichtiges Office-Programm von Microsoft. Outlook 2019 als Neulizenz kann man über Drittanbieter für ca. 159,50 € erwerben. Mittlerweile gibt es bei Microsoft das 365 Cloud Office Paket. Hier können verschiedene Möglichkeiten gewählt werden. Ich empfehle dir, selbst nachzuschauen, welches für dich das Beste ist. Das Business-Standard-Paket kostet ca. 10,50 € pro Monat/pro Benutzer und bietet neben Outlook auch die anderen Officeanwendungen von Microsoft.
Vorteile auf einen Blick:
- Spam-Emails werden abgefangen
- Suchfunktion zum Filtern von E-Mails
- inkl. Kontakt- und Terminverwaltung
- Notizfunktion
Mailbird
Mailbird ist ebenfalls ein kostenpflichtiges E-Mail Programm, bietet aber eine kostenlose Testversion. Das Programm ist lediglich für Windows-Benutzer.
Mailbird bietet eine schnellere Nutzung durch Tastenkürzel für verschiedene Aktionen und hat auch eine spezielle Suchfunktion für Email-Anhänge. So kannst du diese leichter finden. Nachrichten und Kontakte können von mehreren E-Mail-Konten zusammen verwaltet werden. Dies ist gerade für kleine- und mittelständische Unternehmen super, welche mehr als nur eine aktive E-Mail-Adresse haben. Durch kostenfreie Themes kannst du deine Benutzer-Oberfläche individuell gestalten.
Die Funktion, welche am meisten heraussticht, ist die Möglichkeit von Apps. Du kannst WhatsApp, Slack, den Google-Kalender oder sogar Dropbox und Twitter hinzufügen und somit deine Nachrichten verwalten. Gerade für die Teamarbeit ist dies eine wunderbare Lösung.
Mailbird kostet ca. 1,46 € pro Monat oder eine einmalige Gebühr von ca. 34,50 €. Für Unternehmer gibt es ein extra Business-Abo, welches 2,04 € pro Monat kostet.
Vorteile auf einen Blick:
- Ausgereifte Suchfunktion für Email-Anhänge
- Schnelle Nutzung durch Tastenkombinationen.
- Verwaltung von mehreren Email-Konten
- Kostenfreie Themen zur individuellen Gestaltung
- Integration von Apps wie Slack, WhatsApp, Google-Kalender, Twitter und Dropbox
Mozilla Thunderbird
Als einer der besten Outlook-Alternativen gilt Mozilla Thunderbird. Es ist kostenlos und kann sowohl für den Mac, als auch für Microsoft und sogar Linux benutzt werden. Die kostenlose Grundversion kann mit Add-Ons erweitert werden, womit du auch deine Termin- und Aufgabenverwaltung im Alltag meistern kannst. Das E-Mail Programm schafft somit eine individuelle Nutzung.
Deine E-Mails kannst du übersichtlich und leicht organisieren. Das archivieren und filtern von E-Mails ist ebenfalls möglich. Du kannst sogar deine E-Mails, welche du versendest, verschlüsseln.
Ein Nachteil hat das Programm: Die Updates von den Add-Ons müssen einzeln durchgeführt werden. Das kann nervig sein. Allerdings lässt das kostenlose E-Mail Programm sonst keinen Wunsch offen.
Vorteile auf einen Blick:
- Kostenlos
- Add-Ons zur individuellen Nutzung im Alltag
- E-Mails können verschlüsselt versendet werden
- Für Windows, Mac und sogar Linux
Windows Live Mail
Wenn du bisher den Umgang mit Outlook kanntest, dann musst du dich mit diesem E-Mail Programm nicht umgewöhnen. Das Layout ist dem Nachfolger von Outlook Express sehr ähnlich, sodass man sich schnell zurechtfinden kann.
Windows Live Mail fängt ebenso Spam-Emails und Viren ab und wurde vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) sogar empfohlen. Es wird als sicher eingestuft. Wie bei Outlook auch, ist eine Rechtschreibprüfung und ein Terminkalender integriert.
Eine besondere Funktion bietet das E-Mail Programm: die Fotomail. Du kannst in einer E-Mail mehrere Bilder versenden. Das Besondere daran ist, dass der Empfänger nicht viel Speicherplatz benötigt. Er kann sich Vorschaubilder anschauen, bevor er die Bilder runter lädt.
Aus diesem Grund ist Windows Live Mail, nach Mozilla Thunderbird, eine bevorzugte kostenlose Alternative.
Vorteile auf einen Blick:
- Spam-Emails und Viren werden abgefangen
- Empfohlen vom BSI
- Inkl. Terminkalender und Rechtschreibprüfung
- Fotomail - Versand von mehreren Bildern in einer E-Mail
Sea Monkey
Natürlich möchte ich dir nicht nur sehr bekannte E-Mail Programme vorstellen, sondern auch welche, von denen du bisher vermutlich weniger gehört hast.
Sea Monkey ist nicht nur ein kostenloses E-Mail Programm, sondern bietet als Outlook-Alternative am meisten Funktionen. So kannst du dieses Programm sogar für Linux verwenden. Ebenso ist es möglich, mehrere Email-Konten zu verwalten.
Durch hohe Sicherheitsstandards und einem individuellen Spam-Filter zählt das E-Mail Programm als Office-Komplett-Paket. Gerade als Selbstständiger lohnt sich hier ein genauerer Blick über die Funktionen. Zum Beispiel ist sowohl eine digitale Signatur, eine Empfangsbestätigung der E-Mails, und viele weitere nützlich Funktionen möglich.
Durch die SSL/TLS-Verschlüsselung hat das Programm ebenfalls einen hohen Sicherheitsstandard. Die Verschlüsselung muss aber manuell aktiviert werden.
Als Nachteil könnte man nennen, dass leider unregelmäßig Updates vorgenommen werden.
Vorteile auf einen Blick:
- Verwaltung von mehreren Email-Konten
- Für Windows, Mac und Linux
- SSL/TLS-Verschlüsselung
- Digitale Signatur
- Empfangsbestätigung
Pegasus Mail
Dieses E-Mail Programm ist auch nur für Windows verfügbar. Pegasus Mail behauptet sich bereits seit 1989 am Markt und wird seitdem weiterentwickelt.
Pegasus E-Mail unterstützt SSL-Verschlüsselung sowie SMTP, LDAP und PH. Ebenso ist es POP3 und IMAP4-fähig. Die Sicherheitsstandards sind daher ausgesprochen gut. Das E-Mail Programm ist sehr übersichtlich und einfach zu bedienen. Pegasus punktet mit seiner frei programmierbaren Filterfunktion und sogar Massenmails sind möglich. Somit kann es auch für Marketingzwecke verwendet werden.
Die Benutzeroberfläche ist im Design sehr schlicht und daher nicht besonders attraktiv. Die Konfiguration ist am Anfang leider etwas kompliziert, in der Bedienung später ist das E-Mail Programm aber einfach.
Vorteile auf einen Blick:
- Seit 1989 am Markt
- SSL-Verschlüsselung
- Sicherheitsstandards sehr hoch
- Übersichtlich & einfach zu bedienen
- Massenmails sind möglich
eM Client
eM Client kannst du sowohl für Windows, als auch für Mac benutzen. Es gibt die Option für den privaten und den geschäftlichen Gebrauch. Allerdings die Nutzung bis zu zwei E-Mail-Konten eingeschränkt, sonst muss man die Pro-Lizenz erwerben.
Das E-Mail Programm hat bereits eine Termin- und Kontaktverwaltung als Standard-Funktion. Darüber hinaus bietet das E-Mail Programm einen instant Messenger zur besseren Kommunikation im Arbeitsalltag. Eine super Zusatzfunktion ist die Übersetzungsfunktion sowie eine gut-funktionierende Suchfunktion, sodass alte E-Mails schnell gefunden werden.
Durch regelmäßige Updates und der SSL/TLS-Verschlüsselung, ist eine sichere Kommunikation über diesen Email-Anbieter gewährleistet. Alle Dienste wie iCloud, Exchange, Gmail und Outlook werden unterstützt.
Vorteile auf einen Blick:
- Termin- und Kontaktverwaltung bereits als Standard-Funktion inklusive
- Übersetzungsfunktion
- Inkl. Instant Messenger zur besseren Kommunikation
- Ausgereifte Suchfunktion zum Finden alter E-Mails
- SSL-/TLS-Verschlüsselung & regelmäßige Updates
Wie kann ich bei einem E-Mail Programm die Sicherheit gewährleisten?
Wenn du dich über einen Internet-Browser in dein E-Mail Programm einloggst, dann ist generell darauf zu achten, dass die Verschlüsselung den https-Standard hat. Einige Webseiten haben diese Sicherheitsvorkehrung noch nicht getroffen.
Ansonsten kannst du auf Übertragungsprotokolle von POP3, IMAP und SMTPS achten. Dies wird auch vom BSI empfohlen.
Mittlerweile bieten viele Email-Anbieter einen hohen Sicherheitsstandard. Einige davon haben wir oben bereits vorgestellt.
Fazit
Ich habe dir nun einige E-Mail Programme vorgestellt. Wenn du ein Outlook-Liebhaber bist, dann solltest du hier auch bleiben. Ansonsten habe ich dir einige Alternativen aufgezeigt.
Wenn ich dir eine Empfehlung geben darf, dann wäre es Mozilla Thunderbird. Es ist kostenlos, für mehrere Computersysteme verfügbar und durch die Add-ons flexibel bzw. individuell.
Welches E-Mail Programm nutzt du und warum?
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