Digitaler Briefkasten: Briefpost einfach per E-Mail empfangen
Ärgerst du dich in deinem Büro auch noch mit lästigem Papierkram herum? Herumliegende Briefe machen dein Büro unordentlich und die Arbeit damit ist in Zeiten der Digitalisierung nicht wirklich effizient?
Viele Unternehmen bekommen hunderte Briefe pro Monat. Diese Briefe müssen alle geöffnet, mit dem Eingangstempel versehen, gelesen und weitergegeben oder bearbeitet werden. Das kostet viel Zeit und damit auch einiges an Geld. Du kennst das Problem?
Jetzt kannst du deine Prozesse im Büro endlich optimieren
Einfacher und deutlich effizienter wäre es, wenn deine Post nicht mehr im Briefkasten landen oder am Empfang abgegeben werden würde, sondern dir und deinen Mitarbeitern digital zur Verfügung stehen würde.
Gelesen werden müssen die Briefe natürlich trotzdem, aber die Sortierung und Verwaltung gestaltet sich deutlich effizienter.
Für digital denkende Selbstständige
Der digitale Briefkasten ist kein Zukunftswunsch mehr! Die dogado GmbH hat sich auf die Digitalisierung des Büros spezialisiert und bietet bereits heute den digitalen Briefkasten in Kooperation mit REISSWOLF an, damit digital denkende Unternehmen an der Verbesserung ihrer internen Prozesse arbeiten können.
So einfach funktioniert dein digitaler Briefkasten
1. Deine Post wird umgeleitet
Deine Briefpost wird zukünftig an deine persönliche digitale Postadresse umgeleitet. Du entscheidest dabei selbst, ob deine gesamte Post per Nachsendeauftrag an dogado weitergegeben wird oder nur ausgewählte Unternehmenspartner, Dienstleister, Ämter und Behörden eingebunden werden.
2. Deine Post wird digitalisiert
Deine Postsendungen werden tagesaktuell gemäß höchsten Datenschutzstandards per High-End-Scanning bei REISSWOLF digitalisiert und bereitgestellt.
3. Deine Post online abrufen
Du bekommst deine Post in einer intuitiv bedienbaren und selbstverständlich verschlüsselten App bereitgestellt. Zusätzlich wirst du mit einer automatisierten E-Mail über die eingegangene Post informiert.
So sicher wird deine Post digitalisiert
Alles geht vollautomatisch: Speziell dafür entwickelte Maschinen öffnen deine Post, damit sie anschließend eingescannt werden kann. Und schon sind deine Briefe online verfügbar. Nach dem Scanvorgang wird die Original-Post automatisch eingelagert.
10 Jahre Archivierung kostenlos inklusive
Für viele Dokumente gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren. So müssen beispielsweise Geschäftsunterlagen wie Briefe von der Betriebskrankenkasse, An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse, Angebote von Unternehmen, Importunterlagen, Leasingunterlagen, Mahnungen, Patentunterlagen, Steuerunterlagen, Unfallversicherungsunterlagen etc. zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahrt werden.
Doch wie viele Ordner brauchst du dafür? Wie viel Platz geht für die Ordner verloren? Dieser Platz ist unnötig und kostet einfach nur Geld. Bei dem digitalen Briefkasten von dogado ist die Archivierung der Original-Dokumente für zehn Jahre kostenlos dabei.
Dokumente suchen und durchsuchen
Auch unnötiges Suchen bestimmter Dokumente in diversen physischen Ordnern entfällt zukünftig, da du das gewünschte Dokument dank der webbasierten Archivierungssoftware einfach und schnell finden wirst: Mit der schnellen Volltextsuche kannst du alle Dokumente nach den Suchbegriffen deiner Wahl durchsuchen.
Du benötigst das Original-Dokument? Kein Problem!
Wenn du ein Dokument doch als Original benötigst, dann kannst du per Klick das gewünschte Dokument anfordern und du hast es am nächsten Werktag bei dir auf dem Schreibtisch liegen.
Digitaler Briefkasten: sicher und DSGVO-konform
Deine Dokumente sind selbstverständlich bestens gesichert: Sie lagern in Hochsicherheitsarchiven mit Videoüberwachung, Regalsprinklerung sowie Alarm- und Brandmeldesystem. Außerdem sind alle technischen und organisatorischen Maßnahmen DSGVO-konform umgesetzt. Und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Dokumente gesetzeskonform vernichtet.
Digitaler Briefkasten mit 30-Tage-Geld-zurück-Garantie
dogado bietet verschiedene EASYPOST-Tarife an, je nachdem wie viele Briefe du monatlich bekommst, kannst du dir den passenden Tarif aussuchen. Und in den ersten 30 Tagen bietet dir dogado eine Geld-zurück-Garantie an, wenn das Produkt doch nicht zu dir passt.
Für wen ist das der digitale Posteingang geeignet?
Der digitale Posteingang von dogado ist für Jeden geeignet, der zeitgemäß arbeiten möchten. Egal ob im Homeoffice, als digitaler Nomaden auf der ganzen Welt zu Hause, täglich im Büro oder auch im Urlaub: Du kannst jederzeit und von jedem Ort der Welt auf deine Briefpost zugreifen, diese lesen, verwalten und weiterleiten.
Für jeden, der schnell auf Dokumente zugreifen muss und keine Zeit zum Suchen hat, ist der digitale Briefkasten die erste Wahl.
Was ist mit dem Briefgeheimnis?
Deine Briefpost wird in vollautomatisierten und softwaregestützten Prozessen maschinell bearbeitet. Nur in Ausnahmefällen greifen tatsächlich Mitarbeiter in den Prozess ein, um beispielsweise Klammen aus den Unterlagen zu entfernen.
Alle Mitarbeiter sind festangestellt und selbstverständlich auf das Datenschutzgeheimnis verpflichtet und arbeiten DSGVO-konform.
Deine Vorteile des digitalen Briefkastens im Überblick
Kurz und knackig siehst du hier noch einmal alle Vorteile des digitalen Briefkastens von dogado zusammengefasst:
- Zeitgemäßes und effizientes Arbeiten
- Du sparst Platz: Keine Ordner im Büro
- Deutlich weniger Papierkram auf deinem SchreibtischDu kannst deine Briefpost ortsunabhängig bearbeite
- Du profitierst von optimalem Datenschutz
- Du kannst deine Unterlagen jederzeit per Volltextsuche durchsuchen
- Du bekommst 10 Jahre kostenlose Archivierung der Originale inklusive
- Zertifizierte Rechenzentren und 30 Jahre Datenschutzexpertise
- Datenschutzkonforme Vernichtung nach Ablauf der Fristen
Der digitale Briefkasten ist ein Online-Tool, das so einfach wie dein Briefkastenschlüssel funktioniert. Probiere es einfach aus und geh den nächsten Schritt zum digitalen Büro. Du wirst begeistert sein!
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