Kleinunternehmerregelung ab 2025: Vor- & Nachteile sowie die neuen Umsatzgrenzen

Die Kleinunternehmerregelung erleichtert Unternehmern, deren Umsatz die im Umsatzsteuergesetz festgelegten Grenzen nicht überschreitet, den Geschäftsalltag. § 19 UStG ist dabei der Schlüsselpunkt, der dich von der Umsatzsteuer befreit und dich unkompliziert in die Business-Welt starten lässt.

Doch wer darf eigentlich die Kleinunternehmerregelung nutzen? Und solltest du den Kleinunternehmer-Status wählen oder doch besser gleich mit der Regelbesteuerung deine Geschäfte starten? 

Was steckt hinter der Kleinunternehmerregelung? 

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Regelung im Umsatzsteuergesetz (UStG), die sich an Unternehmen mit geringen Umsätzen richtet. Diese sind damit von der Umsatzsteuer befreit:

Sie müssen keine Umsatzsteuer zahlen und dürfen diese weder in Rechnungen ausweisen noch als Vorsteuer geltend machen.

Ein klarer Vorteil für dich als Solo-Gründer: Mit der Anwendung der Kleinunternehmerregelung sparst du dir Arbeit. Die Nichterhebung der Umsatzsteuer erspart besonders Selbstständigen, kleinen Kapitalgesellschaften und Gewerben einiges an Bürokratie und Steuerstress. Davon profitiert am Ende auch das Finanzamt. 

Hier eine kurze Zusammenfassung zur Kleinunternehmerregelung:

• Auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen 
• Kein Vorsteuerabzug 
• Weder Umsatzsteuervoranmeldung noch Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgeben
• Freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung möglich

Die Kleinunternehmerregelung nutzt du nicht automatisch, sondern musst dies beim Finanzamt beantragen. Wie das geht, erfährst du weiter unten.

Rechtliche Grundlage: § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz)

Die rechtliche Grundlage für die Kleinunternehmerregelung ist das Umsatzsteuergesetz (UStG). § 19 UStG enthält alle Rahmenbedingungen rund um Kleinunternehmer, unter anderem die Voraussetzungen, die Umsatzgrenzen und das Recht auf den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung.

§ 19 Abs. 1 UStG muss in der Rechnung erwähnt werden

Kleinunternehmer müssen in ihren Rechnungen an Kunden darauf hinweisen, dass sie die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen. Eine spezifische Formulierung ist dabei nicht vorgegeben – auch das Wort Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerregelung muss nicht zwingend vorkommen.

Wichtig sind diese beiden Dinge:

• Du musst auf das Gesetz verweisen, also spezifisch § 19 UStG erwähnen.
• Du musst darauf hinweisen, dass die Rechnung von der Umsatzsteuer befreit ist.

Hier sind einige Beispiele für Formulierungen für deine Kleinunternehmer-Rechnung:

Gemäß § 19 UStG wird in dieser Rechnung keine Umsatzsteuer berechnet.

Diese Rechnung ist laut § 19 UStG vom Ausweis von Umsatzsteuer befreit.

Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer 2024

Die Umsatzgrenzen für die Nutzung der Kleinunternehmerregelung werden alle paar Jahre angepasst. Im Jahr 2024 sind dies die aktuellen Grenzen:

• Laufendes Kalenderjahr: 22.000 Euro
• Folgendes Jahr: voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro

Diese Werte gelten dabei für 12 Monate. Hast du dein Business also im Laufe des Jahres gegründet, musst du den anteiligen Umsatz ausrechnen.

Hier ein Beispiel:

Du hast dein Unternehmen im Juli 2024 gegründet. Das heißt, dass du im Steuerjahr 2024 sechs Monate lang geschäftlich tätig bist (also von Juli bis Dezember). Deine Umsatzgrenze berechnet sich für dein erstes Geschäftsjahr dann folgendermaßen:

(22.000 € / 12 Monate) x 6 Monate = 11.000 € 

Dein Umsatz darf in deinem Gründungsjahr nicht mehr als 11.000 Euro betragen, damit du weiterhin die Kleinunternehmerregelung nutzen darfst.

Geplante Neuerungen für 2025 – höherer Umsatz möglich

Bis Januar 2020 lag die Grenze, bis zu der du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen konntest, bei 17.500 Euro für das laufende Jahr.

Momentan steht im Raum, die aktuellen Grenzen von 22.000 bzw. 50.000 Euro im Jahr 2025 im Rahmen des Jahressteuergesetzes 2024 erneut anzuheben, und zwar auf 25.000 Euro und 100.000 Euro. Die endgültige Bestätigung dieser Änderung bleibt noch abzuwarten.

Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen: So geht’s

Am einfachsten funktioniert die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG, wenn du dies direkt bei der Gründung deiner Selbstständigkeit oder deines Unternehmens angibst.

Erfüllst du alle Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung, kannst du dies einfach im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung deines Finanzamts ankreuzen. Dort gibst du deine geschätzten Umsätze an – beachte, dass diese unterhalb der Umsatzgrenzen liegen müssen – und setzt ein Kreuzchen bei der Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung.

Befindest du dich in der Neugründung, gibt es wahrscheinlich wenig bis keine Anhaltspunkte, wie hoch dein Umsatz in den ersten Jahren ausfallen wird. Du musst diesen deshalb schätzen und deine Prognose im steuerlichen Fragebogen des Finanzamts angeben.

Wichtig ist, dass du dabei eine ehrliche Einschätzung vornimmst. Natürlich kann es trotzdem passieren, dass dein Umsatz aus unvorhersehbaren Gründen den geschätzten Umsatz und auch die Grenzen übersteigt – ist diese Unvorhersehbarkeit jedoch plausibel, passiert rückwirkend nichts und du wechselst einfach im darauffolgenden Jahr zur Regelbesteuerung. Nur wenn das Finanzamt Grund zur Annahme hat, dass du es absichtlich täuschen wolltest, kann es Probleme geben.

Alternative: Wechsel von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung

Den Wechsel von der Normalbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung kannst du mit einem formlosen Antrag vornehmen, etwa in Form einer E-Mail. So kannst du ganz unkompliziert beim Finanzamt die Einstufung als Kleinunternehmer beantragen. 

Damit dies funktioniert, musst du die Voraussetzungen des § 19 UStG erfüllen. Bist du in der Regelbesteuerung und willst den Wechsel zur Kleinunternehmerregelung beantragen, ist dein Brutto-Gesamtumsatz ausschlaggebend, also dein Umsatz inklusive Umsatzsteuer.

Dabei werden all deine Einnahmen zusammengerechnet, auf die Umsatzsteuer erhoben wird –umsatzsteuerbefreite Einnahmen musst du nicht einrechnen (z. B. manche Miet- oder Pachteinnahmen). Liegen diese unter 22.000 Euro, darfst du wieder die Kleinunternehmerregelung nutzen.

Beachte die Sperrfrist: Hast du dich anfangs freiwillig gegen die Kleinunternehmerregelung entschieden, ist diese Entscheidung für fünf Jahre bindend. In dem Fall darfst du erst im sechsten Jahr wieder als Kleinunternehmer agieren. Gesetzlich ist dies in § 19 Abs. 2 UStG festgehalten.

Grenze überschritten – automatischer Wechsel zur Regelbesteuerung

Hast du eine der beiden Umsatzgrenzen überschritten, darfst du im darauffolgenden Jahr nicht mehr als Kleinunternehmer nach § 19 UStG agieren.

Hier ein Beispiel, um dir die Situation zu veranschaulichen:

Dein Umsatz im Jahr 2023 betrug 25.000 Euro und lag damit über der Umsatzgrenze. Deine Steuererklärung für 2023 reichst du im Juni 2024 ein. Allerdings rutschst du bereits ab 1.1.2024 automatisch in die Normalbesteuerung und musst ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer ans Finanzamt bezahlen. 

Wichtig zu wissen: Du stehst selbst in der Verantwortung, einen Überblick über deine Finanzen zu haben und dies zu bemerken. Das Finanzamt informiert dich nicht darüber, dass du die Grenze überschritten hast und die Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzen darfst. Davon abgesehen, erfährt das Finanzamt selbst erst dann davon, wenn du deine Steuererklärung abgibst – die Umsatzsteuer wird dennoch rückwirkend für das angefangene Jahr fällig.

Damit du keine Verluste einfährst, musst du aktiv werden:

• Hab deine Finanzen im Blick: Berechne am Jahresende deinen Gesamtumsatz, damit du weißt, ob du noch als Kleinunternehmer agieren darfst.
  
  
• Wenn du zur Regelbesteuerung wechseln musst, solltest du deine Kunden darüber informieren, dass du ab jetzt auf deinen Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen wirst. Möchtest du kein Geld verlieren, geht dies für deine Kunden unweigerlich mit einer Preiserhöhung einher.
  
  
• Erstelle ein Unterkonto, auf dem du die auf deinen Rechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer sammelst. So bist du sicher liquide, wenn du später die Umsatzsteuerforderung an das Finanzamt überweisen musst.

Fazit – Was ist besser für Unternehmer: Kleinunternehmer oder Normalbesteuerung? 

Ob es sich für dich lohnt, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen, kommt auf deine individuellen Bedürfnisse und Voraussetzungen an. 

Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht es beispielsweise, die Buchhaltung so einfach wie möglich zu gestalten – besonders, wenn du dein Kleinunternehmen im Nebenverdienst führen möchtest, kann dies vorteilhaft sein. Hier findest du alle Vor- und Nachteile im Überblick:

Vorteile	Nachteile
Weniger Bürokratie und Verwaltungsaufwand	Kein Vorsteuerabzug
Keine Umsatzsteuervoranmeldungen und Umsatzsteuererklärung notwendig	Kann weniger seriös wirken
Buchhaltung einfacher	Eventuell höhere Betriebsausgaben, weil die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer normal bezahlt werden muss
Günstigere Preise (nur, wenn es sich bei den Kunden um Privatpersonen handelt)
Wechsel zur Normalbesteuerung jährlich und ohne viel Aufwand möglich

Planst du hohe Anfangsinvestitionen oder gehst sowieso davon aus, dass dein Business schnell wachsen und die Umsatzgrenze von 22.000 Euro überschreiten wird, kann es sinnvoll sein, als Unternehmer auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.

Handelt es sich bei deinem Business um ein kleines Unternehmen oder du arbeitest überwiegend mit Privatpersonen, profitierst du von einigen Vorteilen: Dank der Kleinunternehmerregelung kannst du günstigere Preise anbieten, weil deine Geschäfte nicht der Umsatzsteuer unterliegen.

Egal, wofür du dich entscheidest: Behalte deine Finanzen stets im Blick und organisiere deine Buchhaltung von Anfang an übersichtlich und ordentlich. Dabei helfen dir eine gute Buchhaltungssoftware und im Zweifelsfall ein Steuerberater.

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