Im heutigen Interview habe ich die Gründer Joachim Tuchel sowie Antje Rößle-Tuchel von Kontolino! als Gesprächspartner.
Sie geben dir hier sehr interessante Einblicke in die Entstehung der Buchhaltungssoftware und erzählen darüber, was Kontolino! für Selbstständige, Freiberufler und Personengesellschaften so besonders macht.
Viele Spaß beim Lesen!
Hallo Joachim / Antje, magst du dich meinen Lesern kurz vorstellen?
Joachim: Nach meinem Studium der Wirtschaftsinformatik an der Berufsakademie Stuttgart (heute DHBW) Anfang der 90er zog es mich zunächst zu einer Unternehmensberatung, bald jedoch wurde ich selbständiger IT-Berater. Einige Jahre führte ich das typische Beraterleben aus dem Koffer.
Das klappt ein paar Jahre ganz gut, aber es belastet auch sehr, nirgends wirklich zu Hause und dauernd fern der Familie zu sein. So war irgendwann klar, dass wir unsere Leben und damit auch meinen Job umkrempeln müssen. Das war sicher ein wichtiger Aspekt bei der Entstehung von Kontolino!
Antje: Ich bin gelernte Diplom-Betriebswirtin (BA) – und wer hätte es gedacht – habe schon auf der Schule Buchhaltung nicht schwer empfunden und gerne erlernt. Nach der Ausbildung bin ich ins Qualitätsmanagement gerutscht – und habe immer nebenher die Buchhaltung für die Selbständigkeit meines Mannes gemacht. Während meiner Elternzeit habe ich im Ehrenamt dann auch jahrelang die Buchhaltung eines Vereines gemacht.
Was ist Kontolino!?
Antje: Kontolino! ist eine Buchhaltungssoftware in der Cloud. Das bedeutet, dass wir für die Aktualität und Sicherheit des Programmes und der Daten sorgen: d.h. für unsere Nutzer stehen keine lästigen Installationsarbeiten, Durchführung von Sicherungskopien etc. an. Das übernehmen alles wir.
Joachim: … und seit kurzem ist Kontolino! Auch ein Rechnungsprogramm, mit dem man seine Rechnungen an Kunden schreiben und verbuchen kann. So gibt es keine Medienbrüche mehr und alle Informationen sind an einem Ort.
Wie und warum wurde Kontolino! gegründet?
Joachim: Da wir von Anfang an auch mit Softwarelizenzen gehandelt haben, musste ich ein Gewerbe anmelden und hatte von Anfang an Buchführungspflichten. Damals reichte zum Jahresabschluss noch eine einfache Papierbilanz fürs Finanzamt, aber natürlich musste man auch die Umsatzsteuervoranmeldung usw. machen. Wir haben diverse Buchhaltungsprogramme ausprobiert und irgendwie hat keines so recht das geboten, was wir brauchten. Die meisten Produkte waren super sperrig zu bedienen oder sie hatten noch keine Schnittstelle zur (damals noch neuen) Elster.
Also baute ich nach und nach ein Programm für unseren Bedarf. Eines Tages stand dann die Idee, dass, was für uns funktioniert, ja auch gut für andere sein kann. Warum also nicht ein richtiges Produkt daraus schnüren? Als wir ca. 2012 damit begannen, aus unserem In-house-Werkzeug eine Web-Anwendung zu machen, waren wir noch ziemlich alleine. Viele unserer Mitbewerber gab es da noch nicht oder sie waren noch per CD-ROM zu installierende Anwendungen mit Updates und dem ganzen Tamtam.
Wie wichtig ist eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer / Selbstständige?
Joachim: Viele Leute denken, Buchhaltung sei eine lästige Pflicht, die man nur fürs Finanzamt erfüllen muss. Aber das ist ein Irrglaube. Die Buchhaltung ist vor allem ein Echtzeit-Diagnose-Instrument, das Dir immer sagen kann, wie es aktuell um Dich bzw. Dein Business steht. Und nur auf dieser Grundlage kannst Du wirklich planen, ob und wie viel Du investieren kannst, sei es in Werbung, Ausstattung, Personal oder auch Dein Privatleben.
Antje: Wir finden sie extrem wichtig! Alles einem Steuerberater zu überlassen birgt das Risiko, selber den Überblick zu verlieren, zu spät zu merken, ob man mit seinem Unternehmen noch wirtschaftlich unterwegs ist oder schon nicht mehr. Außerdem kann man hier – gerade wenn man klein ist oder frisch anfängt -eine Menge Geld sparen. Allerdings: ein wenig Einarbeiten in die Materie muss man sich schon….
Wie unterscheidet sich Kontolino! von den anderen Tools auf dem Markt?
Joachim: Am Markt findet man meist “richtige” Buchhaltungsprogramme, in denen man eigentlich nur wirklich zurecht kommt, wenn z.B. eine Ausbildung zum Buchhalter gemacht, die Meisterschule besucht oder BWL studiert hat. Oder man findet Tools, die letztlich nur ein aufgepimptes Haushaltsbuch sind, in dem Du Deine Einnahmen und Ausgaben auflisten kannst. Oft fehlen dann aber z.B. die Unterstützung für MwSt-Sachverhalte, die mit dem Ausland zu tun haben etc. Mit der einfachen Einnahmen/Ausgabenliste fehlt außerdem die Kontrolle, ob Du auch alles richtig gemacht hast.
Deswegen basiert Kontolino! auf der doppelten Buchführung. Sie ist eine uralte Technik zur Aufzeichnung der Einnahmen und Ausgaben einerseits, aber eben vor allem auch zur Kontrolle der Buchhaltung. Durch die Aufzeichnung der Geschäftsfälle als Wechselspiel zwischen 2 oder mehr Konten lässt sich sehr schnell plausibilisieren, ob Du alles richtig gemacht hast.
Bevor Du jetzt erschrickst: Wir haben zahlreiche Buchungshilfen im Programm eingebaut, die den Umgang mit der doppelten Buchhaltung enorm erleichtern. Z.B. reicht es, ein Stichwort wie “Tanken” einzugeben, und Kontolino! schlägt Dir den fertigen Buchungssatz schon vor, Du musst nur noch Datum und Betrag eingeben.
Und wenn das Unternehmen wachsen sollte und die Pflicht zur Bilanzierung ins Haus steht, kann man problemlos mit Kontolino! genau so weiter buchen wie bisher, ohne nochmals neu lernen zu müssen.
Antje: Kontolino! denkt stark von den Rechten und Pflichten eines Unternehmens gegenüber dem Finanzamt her. So unterscheiden wir uns von anderen Tools darin, dass etliche Steuerformulare wie Umsatzsteuervoranmeldungen, für Auslandsgeschäfte die Zusammenfassende Meldung (ZMDO), Umsatzsteuermeldungen am Jahresende, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und selbst die Anlage AVEÜR (für Anlagegüter) bei uns erstellt und direkt an das Finanzamt übertragen werden kann.
Allerdings: die Haftung für die Richtigkeit der Daten können wir nicht übernehmen. Wir sind keine Steuerberatung. D.h. jeder Kunde sollte alle Steuererklärungen vor dem Absenden gründlich gegenprüfen – oder wenn er sich das nicht zutraut die Daten einem Steuerberater zukommen lassen. Was mit der DATEV-Export-Schnittstelle von Kontolino! jederzeit möglich ist.
Was macht Kontolino! so einzigartig?
Antje: Kontolino! bildet bereits ab dem Paket Standard für einen niedrigen Preis sehr viele Umsatzsteuertatbestände ab. Das und die Absendung der oben genannten Steuerformulare direkt an das Finanzamt unterscheidet uns von anderen Tools auf dem Markt.
Joachim: Wir haben das Programm und den Service aus der eigenen Praxis heraus entwickelt und sind nach wie vor unser eigener Kunde. Wir entwickeln das ganze nicht aus dem Fachbuch, sondern anhand unserer eigenen Erfahrungen und inzwischen natürlich auch immer mehr auf Basis des Feedbacks unserer Nutzer. Wir hören immer wieder, dass unser Service einfach super sei, weil wir die Nöte und Probleme der Kunden direkt verstehen.
Du bist Gründer, Selbstständiger oder Unternehmer und auf der Suche nach der richtigen Buchhaltungssoftware, welche genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist – egal ob online oder offline? Dann nutze jetzt unseren kostenlosen Buchhaltungssoftware-Vergleich und finde so schnell und einfach deine passende Buchhaltungssoftware.
Was ist euer eigener Anspruch an eure Buchhaltungssoftware?
Antje: Wir wollen einerseits solide und möglichst einfach die Dinge abdecken, die das Finanzamt von jedem Unternehmer erwartet und andererseits die Vorteile einer kompletten Buchhaltung in die Hände unserer Nutzer legen. Wir bauen Kontolino! entlang des kompletten Ablaufs von der Rechnungsstellung über die Verbuchung bis hin zur Steuermeldung aus der Sicht eines kleinen Unternehmens.
Joachim: Deshalb arbeiten wir ständig daran, den Buchungsablauf noch einfacher zu machen: z. B. mit hunderten von Standardbuchungssätzen durch unseren Buchungsassistenten, der bereits beim Eintippen des Buchungstextes aktiviert wird und Vorschläge unterbreitet.
Wichtig ist uns dabei auch immer das Feedback unserer Nutzer.
Auf was dürfen sich eure Kunden zukünftig noch freuen?
Joachim: Da wir bisher unseren Schwerpunkt bei der Buchhaltung hatten, ist unser Rechnungsfeature noch nicht vollständig. Hier wird in Zukunft noch einiges passieren: sei es das Mahnwesen, die Erstellung von Buchungssätzen für Sonderfälle wie Rücklastschriften, Mahngebühren, Abschreibung der Forderung etc.
Außerdem werden wir im Bereich Belege noch einige Vereinfachungen einführen, z.B. schon ziemlich bald die Möglichkeit, Belegdateien per Mail an Kontolino! zu schicken, quasi direkt vom Bistrotisch in die Buchhaltung.
Wie würdest du Kontolino! in 3 Worten beschreiben?
Doppelte Buchführung – halb so schlimm! (Na gut, 5)
Vielen Dank für das Interview!
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