Zeiterfassungstools

Das Zeiterfassungstool unter der Lupe – 6 Tools im Überblick

Weißt du genau, wie lange du für welche Kundenprojekte brauchst? Und wenn du deinem Kunden eine Zeit mit der Rechnung nennst, möchte er diese Transparent aufgelistet haben?

Diese und weitere Gründe sprechen dafür, seine Zeit zu erfassen. Welche Zeiterfassungstools es gibt, erfährst du heute von mir.

Was ist ein Zeiterfassungstool?

Ein Zeiterfassungstool ist ein Programm, welches darauf ausgerichtet ist, deine Zeit zu tracken. Du kannst somit für all deine Aufgaben und Projekte deine Zeit erfassen und diese auch dem Kunden zur Verfügung stellen.

Mit einem Zeiterfassungstool hast du somit den Überblick, wie viel Zeit du für welche Kundenprojekte und eigene Projekte benötigst.

Welche Vorteile bietet ein Zeiterfassungstool?

Gerade für Selbstständige ist eine gute Zeiteinteilung wichtig. Zeit ist meistens Geld! Wenn du weißt, wie viel Zeit du für deine einzelnen Kundenprojekte benötigst, kannst du deine Preise entsprechend anpassen.

Oder du kannst deinem Kunden eine gewisse Transparenz schaffen und die Zeiten, welche du erfasst, pro Woche oder pro Monat deinem Kunden zur Verfügung stellen. Das schafft zusätzlich auch Vertrauen. Klar kannst du auch über eine Excel-Liste oder sogar mit einem Zettel und Stift deine Zeiten aufschreiben. Ob dies wirklich genau und sinnvoll ist, überlasse ich dir selbst, nach der Vorstellung der 6 Zeiterfassungstools.

Denn wenn du deine Zeiterfassung online vornimmst, kannst du dies bei einigen Programmen auch schnell auf dem Smartphone tun oder du stoppst die Zeit am Rechner und lässt es einfach via Stoppuhr mitlaufen.

Ich kann dir nur empfehlen, dir den Arbeitsalltag so leicht wie möglich zu gestalten und ein Zeiterfassungstool zu nutzen. Welches Tool das richtige ist, bleibt dir überlassen. Aber ich stelle sie dir in der Übersicht vor ;).


Clockodo

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Quelle: https://www.clockodo.com/de/

Das Zeiterfassungstool Clockodo wird sowohl online via Webbrowser oder am Handy mit einer App genutzt. Der Fokus liegt hier zwar auf der Arbeit im Team, du kannst es aber auch alleine nutzen. Du kannst Aufgaben und Projekte anlegen und entweder Teammitglieder oder Kunden zuschalten.

Durch eine API ist es möglich die App in dein Rechnungsprogramm zu integrieren. Coole Zusatzfunktion: Das Programm generiert automatisch Stundenzettel. So kannst du deine Rechnungen deutlich schneller schreiben.

Vorteile im Überblick:

  • Erfasste Stunden einfach Projekten oder Aufgaben zuweisen
  • Integration ins Rechnungsprogramm möglich
  • Automatisch generierte Stundenzettel
  • Entweder per Stoppuhr oder manuell Zeiten erfassen
  • Integrierte Urlaubsplanung

Du kannst das Zeiterfassungstool Clockodo 14 Tage kostenlos testen. Danach kostet es 6,50 € pro Monat/pro Nutzer.


Mite

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Quelle: https://mite.yo.lk/

Mite ist für Einzelunternehmer oder auch in Teams nutzbar. Das Tool erfasst die Zeit, während du Aufgaben bearbeitest. Du kannst aber auch im Nachhinein deine Zeiten eingeben. Du kannst den Projektstatus für Kunden freischalten, sodass du eine gewisse Transparenz bei der Arbeit deinen Kunden entgegen bringen kannst.

Auch in Mite kannst du dir Reports pro Woche oder Monat anzeigen lassen. Wenn du im Team arbeitest auch pro Teammitglied.

Vorteile im Überblick:

  • Stunden erfassen per Stoppuhr oder manuell
  • Als Einzelunternehmer oder im Team - flexibel
  • Transparenz schaffen durch Freischaltung von Kunden auf Projekten
  • Detaillierte Reports

Mite kostet 5 € pro Monat/pro Nutzer, einschließlich Mehrwertsteuer. Mite kannst du 30 Tage kostenlos testen.


Toggl

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Quelle: https://toggl.com/

Mit Toggl kannst du entweder die Stoppuhr mitlaufen lassen oder deine Zeit manuell nachtragen. Du kannst Kunden und Projekte anlegen und somit deine Zeiten pro Kunde im Überblick behalten. Es werden Angebote für die Arbeit in kleinen Teams, für Agenturen oder sogar Firmen geboten. Toggl möchte flexibel für jedes Unternehmen das passende Angebot schaffen.

Toggl ist entweder als App oder auch als Webanwendung nutzbar. Wenn du Google Chrome oder Firefox nutzt, kannst du Toggl als Erweiterung oben in deinem Browser-Fenster verankern. Für einen noch einfacheren und leichteren Zugriff. Toggl schickt dir auch per E-Mail einen wöchentlichen Report mit all deinen Zeiten. So kannst du leicht aufdecken, wie viel Zeit du für welche Aufgaben benötigst. Super, um Zeitfresser aufzudecken.

Vorteile im Überblick:

  • Von Einzelunternehmer bis zu großen Firmen individuell nutzbar
  • Zeit einfach erfassen - für Kunden und Projekte
  • Ausgabe der Reports als PDF oder CSV-Datei
  • Integrierbar in Google Chrome als Erweiterung oder einfach per App nutzen
  • Reports können ebenfalls individuell eingestellt werden (Tag, Woche, Monat, Jahr)

Toggle kostet 10 € im Monat pro Nutzer. Wenn du Jährlich zahlst 9 € pro Monat. Du kannst Toggl ebenfalls 30 Tage am Stück testen.


Clockify

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Quelle: https://clockify.me/

Clockify ist ebenfalls ein Zeiterfassungstool, welches im Browser oder per App genutzt werden kann. Mit den automatisch generierten Stundenzetteln, behältst du den Überblick deiner Zeiten. Du kannst diese täglichen, wöchentlichen oder monatlichen Stundenzettel auch leicht exportieren.

Du kannst zwischen abrechenbare und nicht abrechenbare Projekte unterscheiden. Auch bietet Clockify verschiedene Berichte und Reports an, wo du dir deine Zeiten als Überblick visuell zusammenstellen lassen kannst.

Vorteile im Überblick:

  • Nutzbar per Browser oder App
  • Automatisch generierte Stundenzettel
  • Unterscheidung zwischen abrechenbare und nicht abrechenbare Projekte
  • Reports über deine Zeiten
  • Teamarbeit ebenfalls möglich

Clockify ist das erste Tool, welches komplett kostenlos ist.


Timr

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Quelle: https://www.timr.com/

Timr bietet eine ausgereifte Komplettlösung für dich an. Du kannst sowohl deine Projekte erfassen, als auch ein Fahrtenbuch führen. Auch dieses Zeiterfassungstool ist per App oder am Desktop zu bedienen.

Du kannst dir verschiedene Berichte detailliert ausgeben lassen, um deine Zeiten immer auf einen Blick zu haben. Durch die Cloud-Anwendung ist der aktuelle Stand von überall aus einzusehen.

Was besonders an diesem Zeiterfassungstool ist: Du kannst verschiedene Arbeitszeitmodelle und Arbeitszeitarten anlegen. Durch individuelle Aufgaben und Projekte, welche du ebenfalls anlegen kannst, erhältst du auch eine Budgetinfo. Für echte Profis also ;).

Vorteile im Überblick:

  • Zeiterfassungstool inkl. Fahrtenbuch & Urlaubsplaner
  • Detaillierte Berichte zu deinen Zeiten
  • Cloud-Anwendung - Details überall abrufbar
  • Individuelle Arbeitszeitmodelle und -arten sowie Budgetinfo zu deinen Projekten

Auch Timr kannst du 30 Tage kostenlos testen. Danach kostet es 7,20 € im Monat pro Nutzer. Für größere Firmen gibt es auch erweiterte Funktionen, wo die Preise natürlich steigen.


TMetric

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Quelle: https://tmetric.com/

Auch dieses Zeiterfassungstool ist kostenlos. Projekte, Aufgaben und Stundensätze können für jede Aufgabe festgelegt werden. Du kannst deinen Kunden deine Arbeitszeit direkt in Rechnung stellen und bekommst detaillierte Zeit- und Umsatzberichte. TMetric ist extra für Freelancer oder kleine Team gestaltet worden. Du kannst mit einer App oder dem Browser deine Zeiten erfassen.

Das besondere an TMetric ist die Integration in weitere Tools wie zum Beispiel Asana oder Trello. Aber auch die Integration in Basecamp, Freshdesk, Todoist sowie weiteren Tools ist möglich. Für Freelancer und Teams, die mit diesen Tools arbeiten, kann das ein echter Gewinn sein.

Vorteile im Überblick:

  • Projekte und Aufgaben pro Kunde erfassen
  • Stundensätze für Aufgaben einstellbar
  • Detaillierte Zeit- und Umsatzberichte
  • Integration in weitere Tools wie Asana, Trello und Todoist

Für die reine Zeiterfassung ist das Tool kostenlos. Wenn du mehrere Funktionen wie Budgetierung und Aufgabenmanagement haben möchtest, kostet dich die App 7 € pro Monat (wenn du alleine bist). Auf der Webseite kannst du deine Teamgröße angeben und er errechnet dir den Preis.


Zeiterfassungstool: Muss ich gesetzlich etwas beachten?

Als Freelancer oder Einzelunternehmer, entscheidest du selbst über deine Zeiterfassung. Demnach hast du gesetzlich auch nichts zu beachten. Solltest du im Team arbeiten oder als Arbeitgeber fungieren, sieht die Gesetzeslage anders aus. Hierüber solltest du dich dann separat informieren.

Fazit

Du hast nun verschiedene Zeiterfassungstools von mir vorgestellt bekommen. Natürlich gibt es darüber hinaus noch viele weitere, aber dann wird der Artikel hier endlos.

Welches Zeiterfassungstool für dich das Richtige ist, kannst nur du entscheiden. Wichtig ist sich zu Fragen, welche Anforderungen das Tool erfüllen muss. Wenn du weißt, welche Funktionen das Tool haben sollte, kannst du anhand dessen dein Tool wählen.Natürlich musst du mit der Bedienung auch klar kommen, aber in der Regel sind die Zeiterfassungstools einfach gestaltet.

Ich persönlich erfasse meine Zeiten mit Toggl. Das wurde mir damals empfohlen und mehr benötige ich auch nicht. Ich kann super easy meine Reports meinen Kunden zur Verfügung stellen.

Welches Zeiterfassungstool findest du am besten oder wirst du nutzen?

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