INVOIZ ist eine allumfassende, cloudbasierte Selbstständigen-Softwarelösung, die auf intelligente Art und Weise die Expertise eines Finanz- und Rechnungstools mit den zahlreichen Möglichkeiten der Kundenorganisation verknüpft.
Du als Nutzer kannst mit INVOIZ dein komplettes Auftragsmanagement und auch die eigenen Finanzen steuern – von der Auftragsgewinnung über das gesamte Kundenmanagement bis hin zur vorbereitenden Buchhaltung.
INVOIZ: Finanz- und Kundenmanagement in einem
INVOIZ gibt es als Webversion und als App für iOS und Android sowie für den Desktop. Die Rechnungs-Software bietet zahlreiche interessante und sehr hilfreiche Funktionen, die als sogenannte App innerhalb von INVOIZ individuell dazubuchbar sind. In den drei möglichen INVOIZ-Plänen – Einsteiger, Standard und Unlimited – ist eine bestimmte Anzahl an Apps inbegriffen.
In jedem Plan sind sechs Basic-Apps, wie etwa Rechnungen, Mahnwesen und kostenloser Support enthalten. Im Standard-Plan stehen die als Nutzer weitere Apps zur Verfügung, darunter zum Beispiel das Erstellen von Angeboten, INVOIZ-BANKING sowie der Steuerberater-Export. Im Unlimited-Plan haben hast du Zugriff auf die gesamte Palette der INVOIZ-Apps, wie Abo-Rechnungen, die Angebotsfunktion INVOIZ IMPRESS, automatisches Mahnwesen und viele mehr.
Unabhängig vom Plan kannst du im INVOIZ-App Store zu jeder Zeit, jede mögliche App dazubuchen. Einige Apps sind kostenlos, andere kostenpflichtig.
Dies sind die Funktionen im Überblick:
- Rechnungen erstellen
- Angebote erstellen
- Mahnungen erstellen
- Arbeitszeit erfassen
- Banking und Finanzen verwalten
- Buchhaltung vorbereiten
- 360-Grad-Kundenüberblick
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INVOIZ: Funktionen
Das Dashboard bietet einen guten ersten Überblick. Hier findest du die aktuellen To-Dos, alle offenen Rechnungen und offenen Angebote sowie – dank des Steuerschätzers – die anfallende Steuerbelastung. Ebenso gibt es hier einen Schnellzugriff auf die Zeiterfassung sowie die Rechnungs- und Angebotserstellung.
Besonders schön und übersichtlich ist die die Umsatz- und Ausgabenstatistik im Dashboard. Die Umsätze können mit dem Vormonat verglichen und ins Verhältnis zum aktuellen Jahr gesetzt werden. Darüber hinaus können die Umsätze nach Kategorien, Artikeln und Kunden aufgeschlüsselt werden.
Rechnungen erstellen
Mit INVOIZ kannst du ganz einfach Rechnungen erstellen und verschicken. Das geht über den Schnellzugriff im Dashboard oder aber über den Menüpunkt “Rechnungen”. Hat man eine neue Rechnung aufgerufen, gibt man ganz einfach den Kundennamen ein, die Adresse und die Leistung bzw. den Artikel sowie die dafür aufgerufenen Kosten.
Unter dem Menüpunkt “Textbausteine” finden sich zudem Standardtexte, die in Rechnungen gern benutzt werden. Diese kannst du nach Belieben in deine Rechnungen einfügen und anpassen. In der Fußzeile gibtst du noch die eigene Firma und die eigenen Bankdaten an und schon ist die Rechnung fertig. Selbstverständlich kannst du auch dein eigenes Logo hinzufügen.
Das schöne hierbei ist, dass du bereits während der Rechnungserstellung siehst, wie diese später auch tatsächlich aussieht. Im Anschluss kann die Rechnung ganz einfach über INVOIZ verschickt werden.
Mit den integrierten Online-Bezahlmöglichkeiten von invoizPAY können Kunden Rechnungen direkt bezahlen. Hierzu musst du beim Erstellen der Rechnung einfach den Button INVOIZ-Pay aktivieren. Damit kann der Rechnung ein QR-Code für die PayPal Überweisung bzw. ein GiroCode für die Online Überweisung beigefügt werden.
INVOIZ bietet auch die Möglichkeit, Abo-Rechnungen zu erstellen. Diese werden automatisch zum Fälligkeitsdatum verschickt. Man erstellt einfach die Rechnung, wählt den Rhythmus aus und trägt den Empfänger ein. Auch Abschlagsrechnungen sind möglich. Diese bieten dir die Möglichkeit, den Kunden vor der abschließenden Lieferung, Fertigstellung oder endgültigen Abnahme, Teile der Auftragssumme in Rechnung zu stellen.
Alle gespeicherten Rechnungen sowie offene, bezahlte und überfällige Rechnungsbeträge findest du übersichtlich unter dem Menüpunkt “Rechnungen”. Unter jeder einzelnen Rechnung listet INVOIZ zudem alle bisher erhaltenen Zahlungen dieses Kunden auf sowie alle an diesen Kunden verschickten Mahnungen und in INVOIZ erstellte Lieferscheine.
Angebote erstellen
Mit der Angebotsfunktion kannst du ganz einfach Angebote erstellen und verschicken. Du kannst die Angebote auf verschiedene Wegen erstellen: Entweder über den Kundendatensatz und wählt dort “Angebot erstellen” aus oder aber man befindet sich im Menüpunkt “Angebote” und wählt den Kunden aus der Kundendatenbank aus bzw. gibt einen neuen Kunden ein. Nun muss nur noch die entsprechende Positionen hinzugefügt werden und fertig. Auch für die Angebote finden sich unter dem Menüpunkt “Textbausteine” verschiedene Standardtexte, die du nach Belieben in dein Angebot einfügen und anpassen kannst.
Mit INVOIZ-IMPRESS ist es sogar möglich, die Angebote zu individualisieren und professionell zu designen. Dazu kannst du branchenspezifische Vorlagen nutzen oder eigene Vorlagen designen und damit eine hochprofessionelle, digitale und interaktive Angebotsmappe erstellen. In der INVOIZ Artikel-Datenbank kannst du deine Artikel oder Dienstleistungen gut überblicken, neue erfassen und diese direkt in das Angebot oder die Rechnung mit aufnehmen.
Das fertige Angebot kannst du im Anschluss einfach über INVOIZ verschickt werden. Über den Link in der Angebots-Email hat der potenzielle Kunde nun die Möglichkeit, das Angebot im INVOIZ-Kundencenter anzuschauen und anzunehmen. Wenn das Angebot angenommen wurde, erhältst du eine Email oder eine Pushbenachrichtigung. Alle erstellten, offenen, angenommenen, abgerechneten und abgelehnten Angebote findest du unter dem Menüpunkt “Angebote”.
Mahnungen erstellen
Dank des automatischen Zahlungsabgleichs sieht INVOIZ sofort, wenn eine Rechnung bezahlt wurde und passt automatisch die Umsatz- und Ausgabenstatistik an – vorausgesetzt, man hat sein Geschäftskonto mit INVOIZ verknüpft. Anhaltspunkte dabei sind die vom Nutzer vergebene Rechnungsnummer, die INVOIZ im Verwendungszweck des Zahlungsverkehr wiedererkennt, sowie der Betrag, der eins zu eins stimmen muss.
Wird eine Rechnung hingegen nicht zum angegebenen Zeitpunkt beglichen, hast du die Möglichkeit, sowohl einen manuellen als auch einen automatischen Mahnversand einzustellen. Es können bis zu vier Mahnstufen aktiviert werden. Für jede Mahnstufe kann dabei eine Frist und die Höhe der Mahngebühren festgelegt werden.
Arbeitszeit erfassen
INVOIZ bietet dir darüber hinaus auch die Möglichkeit, deine Arbeitszeit zu erfassen. Das ist natürlich ganz hilfreich, wenn du beispielsweise mehrere Kunden hastt. Die erfasste Zeit kann im Anschluss per Mausklick in eine fertige Ausgangsrechnung umgewandelt werden. In der mobilen INVOIZ-App für das Smartphone steht dir zudem eine Stoppuhr für die Zeiterfassung zu Verfügung.
Banking und Finanzen verwalten
Geschäftskonten können ganz einfach mit INVOIZ verknüpft werden. Unter dem Menüpunkt “Banking” findest duhierzu eine Übersicht über alle deine Konten und die darin stattfindenden Bewegungen bzw. Umsätze. INVOIZ zeigt die gesamte Entwicklung der Kontosalden der vergangenen 90 Tage an. So lassen sich schnell mögliche Trends erkennen. Darüber hinaus werden alle kommenden Ausgaben der nächsten 365 Tage aufgelistet – mit dem Tag der nächsten Buchung, dem Empfänger, dem Rhythmus und dem Betrag.
INVOIZ gibt zudem auch einen Überblick über die zu erwartenden Einnahmen. Dies geschieht auf Basis der geschriebenen Rechnungen und deren Fälligkeitsdaten, der Abo-Rechnungen und anhand intelligent erkannten wiederkehrende Einnahmen. Da setzt auch das auf einer künstlichen Intelligenz beruhende Liquiditätsbarometer an. Dieses bestimmt sogar vorab den voraussichtlichen Kontostand am Ende des jeweiligen Monats. Details wie offene Rechnungen, regelmäßige Einnahmen und Ausgaben sowie ausstehende Umsatzsteuerzahlungen liegen der Berechnung zugrunde.
Unter dem Menüpunkt “Ausgaben” siehst du auf einen Blick, welche Eingangsrechnungen noch bezahlt werden müssen und welche bereits beglichen wurden. Hier hast du auch die Möglichkeit, deine mit dem Smartphone abfotografierten Belege einfach hochzuladen.
Durch eine Kooperation mit dem Cloud-Dienstleister für Rechnungsverwaltung, invoicefetcher, können die Nutzer von INVOIZ nun auch ihre Eingangsrechnungen besser verwalten. invoicefetcher kümmert sich um die digitale Abholung, den Empfang, die Verwaltung und die Archivierung von Eingangsrechnungen.
Turnusmäßig und vollautomatisch holt das Programm die Rechnungen aus diversen Online-Portalen, kategorisiert diese und legt sie bei invoicefetcher ab. Mit der Schnittstelle zu INVOIZ kannst du von diesem Service Gebrauch machen. In regelmäßigen Abständen werden die Rechnungen an INVOIZ übemittelt und dort gespeichert. Die Umsatz- und Ausgabenstatistik wird automatisch angepasst und bleibt somit stets aktuell. Der PDF-Rechnungsbeleg wird direkt an die Ausgabe gehängt und kann so für die vorbereitende Buchhaltung genutzt werden.
Besonders hilfreich ist auch der INVOIZ Steuerschätzer. Dieser zeigt nämlich in Echtzeit an, wie hoch die anfallende Steuerlast ist und was de facto vom Umsatz übrig bleibt. Damit hast du stetes einen Überblick über deine Finanzen.
Buchhaltung vorbereiten
Die Einhaltung von GoBD Standards, die rechtssichere Erfassung von Belegen durch einfaches Abfotografieren und die Zuordnung von Zahlungen ermöglichen eine für den Steuerberater perfekt vorbereitete Buchhaltung. Lädst du Belege hoch, kannst du für diese auch gleich eine entsprechende Ausgabe erstellen. Die Umsatz- und Ausgaben-Statistik passt sich dementsprechend sofort an.
Alle wichtigen Dokumente und Belege können über INVOIZ nun direkt für den Steuerberater exportiert werden. Dabei erzeugt INVOIZ eine ZIP-Datei mit zwei PDF- und CSV-Dateien, die die gesamten Ausgaben und Rechnungen für den gewählten Zeitraum beinhalten. Diese Dateien können nun direkt über INVOIZ als Email verschickt werden.
Kunden überblicken
Unter dem Menüpunkt “Kunden” findest duschließlich für jeden Kunden alle kundenrelevanten Vorgänge zusammengefasst – quasi in einem 360-Grad-Kundenüberblick. Vorhandene Kundenstammdaten können einfach per Copy & Paste aus Excel über den Menüpunkt Import in die INVOIZ-Datenbank übertragen werden.
Neben den Kontaktinformationen finden sich dort auch alle To-Dos zu dem jeweiligen Kunden sowie offene oder gestellte Rechnungen, Angebote, Mahnungen und Lieferscheine. Darüber hinaus hast du hier auch die Möglichkeit, Notizen anzulegen. In der Umsatzstatistik kannst du außerdem nachvollziehen, welche Umsätze du mit diesem Kunden generiert hast. In die Kundendaten können ebenfalls individuelle Rabatte sowie Zahlungs- und Lieferbedingungen hinterlegt werden.
Fazit
Mit INVOIZ kannst du deine Kunden, Finanzen und deine vorbereitende Buchhaltung auf eine einfache Art und Weise online verwalten. Hierfür kannst du zwischen drei Plänen auswählen. Der Einsteiger-Plan ist bereits ab 4,99 € monatlich (jährliche Zahlung) erhältlich und ermöglicht dir das Erstellen von Rechnungen, die Kundenverwaltung, das Mahnwesen sowie die Artikverwaltung.
Das Rechnungs- bzw. Buchhaltungstool kannst du in vollem Funktionsumfang 14 Tage kostenlos testen.
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